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1. 引言 — 點解 Credit Control 係 SME 嘅生存關鍵
我開公司第一年，試過俾個客走咗 $37 萬數。
個客一直好準時找數，合作咗大半年都冇問題。之後有一次個客話「公司週轉有啲困難，可唔可以拖一拖？」我心軟話 OK。結果一拖再拖，由「下個月找」拖到「半年後找」，最後直接搵唔到人——公司 dissolve 咗，電話 cut 埋，人走咗。
$37 萬，對我一個 SME 嚟講係足足三個月嘅利潤。嗰段時間我幾乎瞓唔着，日日諗點樣追返筆數。
之後我發誓要做好 Credit Control。過去幾年，我由零開始建立咗一套完整嘅信用管理系統，之後就算公司營業額翻咗幾倍，壞帳率控制喺 1% 以內。
呢篇文我會由頭到尾分享我呢套系統，包括：
- ✅ 點樣喺簽約前評估客戶信用
- ✅ 制定 Credit Policy 嘅具體做法
- ✅ Invoice 管理同自動追數系統
- ✅ 由友好提醒到法律行動嘅完整追數流程
- ✅ 壞帳扣稅嘅技術細節
- ✅ 我親身踩過嘅 7 大陷阱
- 香港 SME 平均壞帳率約 3-5%
- 超過 60% 嘅 SME 曾經被客戶拖數超過 90 日
- 被拖數超過 6 個月嘅欠款，最終收回率低於 25%
- 做好 Credit Control 嘅公司，壞帳率可降至 1% 以下
2. 第一步：簽約前做 Credit Assessment
好多人覺得「生意嚟到仲 check 人？」我話你知——就係因為呢個心態，我先會蝕嗰 $37 萬。
Credit Assessment 唔係唔信人，係保護自己。以下係我而家每個新客必做嘅 check：
2.1 公司查冊（Company Search）
去公司註冊處網上查冊中心 check 對方公司嘅基本資料：
- 公司狀態係「仍註冊」定「解散」？
- 公司成立咗幾耐？成立少過 1 年嘅要特別小心
- 董事同股東結構 — 自然人定空殼公司？
- 有冇被除名紀錄或者清盤紀錄？
免費查冊去 公司註冊處 e-Search，基本資料唔使錢。如果想睇詳細紀錄（如押記、清盤令），就用 ICRIS 付費查冊。
2.2 商業登記證查核
叫對方提供最近嘅商業登記證（BR）副本，check 吓：
- 業務名稱同地址係咪 match 合約
- BR 仲有冇效（未續期可能係 dormant 公司）
- 分行登記 vs 總行登記
2.3 信貸查詢
如果交易金額大（例如超過 $10 萬），建議用商業信貸資料庫：
- 環聯（TransUnion）商業信貸報告 — 查到對方公司有冇被追數、有冇訴訟紀錄
- 鄧白氏（Dun & Bradstreet） — 商業信用評級報告，睇到付款習慣同風險評分
一份報告大約 $200-$500，相比幾十萬嘅風險，呢個錢值得俾。
2.4 Trade Reference
叫客戶提供 2-3 個供應商 reference：
- 直接打俾對方嘅供應商（唔好淨係 email，email 好容易做假）
- 問清楚：找數習慣係點？有冇拖數紀錄？信用額大約幾多？
- 一次我打電話去問，對方供應商話「呢間公司拖咗我哋 $12 萬半年都未找」——我即刻決定要 cash on delivery
2.5 老闆/股東個人背景
特別係中小企交易，公司嘅找數能力往往取決於老細個人。可以上土地註冊處或者查冊公司 check 對方老細有冇破產/清盤紀錄。
- 成立少過 1 年
- 註冊地址係秘書公司地址（即係虛擬辦公室）
- 董事係秘書公司嘅 nominee
- 網頁/社交媒體完全搵唔到
- Trade reference 俾嘅聯絡人電話打唔通
3. 第二步：制定清晰嘅 Credit Policy
Credit Policy 係你同客戶之間嘅「資金遊戲規則」。冇政策，即係等於「你鍾意幾時找就幾時找」。
3.1 標準 Credit Policy 範本
以下係我公司用緊嘅 policy：
| 項目 | 設定 | 備註 |
|---|---|---|
| 標準賬期 | 30 日淨（Net 30） | 由 Invoice 日期起計 |
| 新客戶賬期 | COD 或 50% 訂金 | 首 3 次交易後先評估 |
| 大額訂單 | 分階段付款 | $50 萬以上項目用 milestone |
| 信用額上限 | $20 萬 / 月結 2 倍 | 視乎行業同風險評估 |
| 逾期罰款 | 月息 2%（年息 ~24%） | 清楚寫喺合約同 Invoice |
| 折扣鼓勵 | 2/10 Net 30 | 10 日內找數減 2% |
3.2 將 Credit Policy 寫入合約
信用條款一定要寫明喺合約或者 Terms & Conditions 入面，包括：
- 找數期限（Due Date）
- 逾期利息計算方法
- 追數費用（包括律師費）由客戶承擔
- 貨物保留條款（Retention of Title）— 即係客戶未找數之前，貨物所有權仍然屬於你
- 管轄法律同爭議解決方式
3.3 點樣決定唔同客嘅信用額？
唔係個個客都用同一套標準。我會用「風險評分」去決定：
- 低風險（大公司、上市公司、政府部門） → 標準 Net 30，信用額可較高
- 中風險（成立 2 年以上、有 trade reference） → 標準 Net 30，信用額設上限
- 高風險（新公司、行業波動大） → COD 或 50% 訂金
- 極高風險（red flag 較多） → 100% 預付，或者直接唔做
信用額唔係固定嘅 — 我每 6 個月會 review 一次，按客戶嘅找數紀錄調整。
4. 第三步：Invoice 管理同自動化跟進
我以前試過用 Excel 逐張 Invoice 記住邊張找咗邊張未找 — 結果梗係有甩漏。之後我轉用自動化系統，追數效率提升咗起碼 3 倍。
4.1 Invoice 要點樣出先有效？
一張好嘅 Invoice 應該包含：
- ✅ 清晰嘅 Invoice Number（有系統性，例如 INV-2026-0001）
- ✅ 發出日期同 Due Date
- ✅ 詳細嘅服務/貨品描述
- ✅ 單位價格、數量、總額
- ✅ 銀行戶口資料（方便客戶自動轉帳）
- ✅ 逾期罰款條款（「逾期未付將收取月息2%」）
- ✅ 訂單編號（PO Number）— 大公司成日話「冇 PO 我哋唔找數」
4.2 自動化追數系統
以下係我用過覺得好用嘅工具：
| 工具 | 特點 | 適合 | 參考價格 |
|---|---|---|---|
| Xero | 自動 send Statement，自動追數提醒 | 中小企 | $200-500/月 |
| QuickBooks | 類似的自動化功能，有中文版 | 中小企 | $150-400/月 |
| Invoice2go | 簡單易用，有手機 App | 一人公司 | $100-200/月 |
| Wave（免費） | 基本 Invoice + 信用卡收款 | 微型企業 | 免費（僅收手續費） |
| Zoho Invoice | 自動化 + 多貨幣 | 有跨境業務 | $0-150/月 |
4.3 自動追數時間表（我嘅設定）
- Due Date 前 3 日 → 友善提示：「仲有 3 日就到期啦，麻煩安排付款」
- Due Date 後 1 日 → 輕度提醒：「Invoice INV-2026-0001 已到期，請安排付款」
- Due Date 後 7 日 → 正式 reminder，附上逾期罰款條款
- Due Date 後 14 日 → 電話跟進（唔好再淨係靠 email）
- Due Date 後 30 日 → 發出最終催款通知（Final Demand Letter）
5. 第四步：追數流程（由友好提醒到法律行動）
追數係一個 escalate 嘅過程，唔好一步就 legal。以下係我跟咗好多年嘅 5 級追數流程：
Level 1：友好提醒（Due Date + 1 — 7 日）
語氣友善，假設對方只係唔小心唔記得：
「Hi XX，想溫馨提示一下 Invoice INV-2026-0001 已於 [日期] 到期，麻煩你安排一下付款。如果有任何問題，歡迎隨時同我傾 🙂」
呢個階段通常已經有 60-70% 嘅客會找數。有啲真係太忙唔記得，或者 internal processing 需時。
Level 2：正式催款（Due Date + 8 — 14 日）
語氣開始正式啲，提及逾期罰款：
「根據我哋嘅合約條款，Invoice INV-2026-0001 已逾期 X 日。請於 7 日內安排付款，否則將開始計算逾期利息（月息 2%）。」
呢個階段要開始打電話。你知唔知打電話追數嘅成功率比 email 高幾多？大約高 3 倍。Email 太容易被 ignore。
Level 3：最終催款通知 / 停止供貨（Due Date + 15 — 30 日）
以書面形式（掛號信 + email）發出 Final Demand Letter：
- 列明欠款金額、逾期日數、已產生的利息
- 設定最後限期（例如 7 日內）
- 清楚說明下一步會採取法律行動
- 即時暫停供貨或服務，直至欠款清還
呢步好重要 — 如果你仲繼續供貨俾佢，法律上可能被視為「接受延期找數」，影響你日後追討嘅立場。
Level 4：委託追數公司 / 律師信（Due Date + 30 — 60 日）
如果客戶仍然唔找數，有兩個選擇：
選擇 A：追數公司（Debt Collection Agency）
- 適合欠款 $5 萬以下
- 收費模式：成功先收費（約 20-40% 嘅收回金額）
- 優點：快、成本低
- 缺點：追數公司冇法律權力，對方可以 ignore
選擇 B：律師發律師信（Letter of Demand）
- 適合欠款 $5 萬以上
- 律師費大約 $2,000-$5,000（視乎律師行同複雜程度）
- 律師信嘅威嚇力遠高於追數公司，尤其係正規公司會驚
- 大約 60-70% 嘅客收到律師信後會找數
Level 5：法律行動（Due Date + 60 日以上）
呢步係最後手段，但係有時真係要做：
5a. 小額錢債審裁處（Small Claims Tribunal）
- 申索上限：$75,000
- 費用：$50-$270（按申索金額）
- 唔使律師，自己入稟就得
- 排期大約 3-6 個月
- 適合：欠款 $75,000 以下、案件清晰（冇複雜合約爭議）
5b. 區域法院 / 高等法院民事訴訟
- $75,000 以上嘅欠款要去區域法院或高等法院
- 一定要有律師代表
- 費用較高（律師費 $5 萬起跳）
- 但如果你嘅 case 強，對方有資產，值得做
5c. 公司清盤呈請（Winding Up Petition）
- 如果欠款超過 $10,000，可以向法院申請將對方公司清盤
- 清盤呈請嘅威嚇力極大 — 一收到清盤呈請，對方公司嘅銀行戶口會即刻被凍結
- 好多客收到清盤呈請嘅 24 小時內就找數
- 費用：大約 $10,000-$20,000（律師費 + 法院費用）
- 對方仲有冇資產？如果已經係空殼公司，告贏都收唔到錢
- 對方會唔會反告？如果合約條款有灰色地帶，小心被反咬
- 成本效益：律師費可能高過欠款金額
- 建議先同律師做免費諮詢，評估勝算同實際收回機會
6. 第五步：壞帳處理同稅務扣減
如果你做齊以上所有步驟都收唔返數，最後一步就係將筆數寫成壞帳（Bad Debt），然後向稅局申請扣稅。
6.1 幾時可以認定為壞帳？
稅局（IRD）對壞帳扣稅有嚴格要求。一般需要滿足以下條件：
- ✅ 你已經採取所有合理嘅追數措施（包括發律師信、入稟法庭等）
- ✅ 債務人已經無法聯絡、清盤、解散或破產
- ✅ 有書面證據證明債務人無力償還
- ✅ 該筆欠款原本已經納入你嘅收入（即係你已經報咗稅）
6.2 壞帳扣稅嘅金額
你可以扣減嘅金額 = 原本有入帳嘅收入金額（唔包括利息或者罰款）。如果筆數有收過部分還款，只可以扣未收回嘅部分。
6.3 壞帳扣稅嘅程序
- 喺你公司嘅審計報告入面，將壞帳列為「Bad Debts Written Off」
- 向稅局提交利得稅報稅表時，喺「Adjustment」部分申報壞帳扣減
- 保留所有追數紀錄（email、掛號信收據、律師信、法庭文件）作為證據
6.4 壞帳嘅會計處理
如果你用 accrual basis 做帳：
- 當你出 Invoice 時，已經 record 咗收入同應收帳款
- 當確認壞帳時，做：Dr. Bad Debt Expense / Cr. Accounts Receivable
- 如果之前已經有「呆帳準備」（Provision for Doubtful Debts），直接沖銷
如果你用 cash basis（較少 SME 用），因為冇 record 未收數嘅收入，所以唔需要壞帳扣稅。
7. 實用工具同模板
7.1 信用評估工具
- 公司註冊處網上查冊（免費）：e-cr.gov.hk
- 環聯商業信貸報告：transunion.hk
- 鄧白氏商業信用報告：dnb.com.hk
- 破產管理署查冊（免費）：oro.gov.hk
7.2 Invoice 同會計工具
- Xero — 自動追數、自動 statement、多貨幣
- QuickBooks — 有中文版，適合本地 SME
- Wave — 免費，基本功能齊全
- Zoho Invoice — 性價比高，有自動 reminder
7.3 追數資源
- 小額錢債審裁處 — $75,000 以下申索，自行入稟
- 香港律師會免費轉介服務 — 可以幫你搵合適嘅律師
- 香港調解會（HKMA） — 訴訟前可以先試調解
7.4 追數範本（Final Demand Letter）
RE: FINAL DEMAND FOR PAYMENT — INVOICE [INV-XXXX]
Dear [Customer Name],
We refer to our invoice [INV-XXXX] dated [Date] in the amount of HK$[Amount], which remains unpaid despite our previous reminders.
As of today, the outstanding amount plus accrued late payment interest totals HK$[Total].
This is our FINAL DEMAND. Unless we receive full payment within 7 days from the date of this letter, we will instruct our solicitors to commence legal proceedings against your company without further notice. You will be liable for all legal costs incurred.
Please arrange payment by bank transfer to:
Bank: [Bank Name]
Account Name: [Company Name]
Account No: [Account Number]
Yours faithfully,
[Your Name]
[Company Name]
8. 我親身踩過嘅 7 大追數陷阱
以下係我用血同眼淚換返嚟嘅教訓：
陷阱 1：冇做 Credit Assessment 就出貨
就係我開頭講嗰 $37 萬嘅故事。如果我一開始有查公司註冊紀錄，就會發現對方公司成立咗得 8 個月，而且董事之前有清盤紀錄。可惜我當時太蠢。
陷阱 2：簽合約冇寫 Credit Terms
有一次個客拖咗 $8 萬，我話要收利息，個客話「你邊度有講過？」一睇合約，真係冇寫。結果我連利息都收唔到。
陷阱 3：Email 追數唔打電話
Email 係最易俾人 ignore 嘅。我試過 send 咗 10 封 email 俾個客，佢完全冇覆。之後一打電話，佢先話「哦，我見到你啲 email，不過唔得閒覆。」打電話唔係可揀，係必須。
陷阱 4：客話「下個月找」就真係等
好心係追數最大嘅敵人。客話「下個月找」，我以前會等。而家我會話：「唔好意思，我個 policy 係逾期 14 日一定要 escalate。不如你今日俾張期票（Post-dated Cheque）？」
陷阱 5：等太耐先採取法律行動
追數係越早越好。數據顯示：逾期 3 個月嘅欠款，收回率得 50%；逾期 6 個月，收回率跌到 25%；逾期 1 年，得返 10%。時間係你嘅敵人。
陷阱 6：冇保留追數證據
如果你最後要去法庭，法官會問你：「你做過啲咩去追數？」如果你冇曬 email 紀錄、冇掛號信收據、冇電話錄音，法官會覺得你冇盡力追討，影響判決。
陷阱 7：忽略壞帳預防
最好嘅追數係唔需要追數。做好 Credit Assessment + Credit Policy + 自動化系統，可以預防 90% 嘅壞帳。預防永遠好過治療。
❓ 常見問題（FAQ）
我可以自己追數定一定要搵追數公司？
可以自己追。我自己嘅經驗係：頭 30 日自己追（email + 電話），30 日後如果仲未收到就發律師信，60 日後先考慮追數公司。自己追嘅好處係唔使俾佣金，壞處係花時間。如果欠款少過 $5 萬，建議自己追；多過 $5 萬就認真考慮律師信。
欠款超過 $75,000 要去邊度告？
$75,000 以下去小額錢債審裁處（可以自己處理，唔使律師）。$75,000 以上去區域法院或高等法院（一定要有律師）。特別係欠款超過 $10,000 嘅公司，可以申請將對方公司清盤 — 呢個係最有效嘅方法。
客話「貨有問題」所以唔找數，點處理？
好常見嘅拖延策略。第一時間要求對方書面列明貨品嘅具體問題，並提供證據（相片、影片等）。如果對方講唔出具體問題，只係話「有問題」但俾唔到證據，好大機會係拖延。你可以回應：「請提供具體證據，我哋會立即跟進。如果 14 日內未能提供證據，我哋會視為無理拖欠並採取法律行動。」
公司已經 dissolve 咗，仲追唔追到數？
公司解散後，理論上要追都追唔到，因為法人實體已經唔存在。但如果你可以證明對方係故意解散公司嚟逃避債務，可以向法庭申請「恢復公司註冊」（Restoration），然後再追討。不過成本好高（律師費 $3 萬起）。實際啲嘅做法係：如果股東/董事有簽 personal guarantee，就直接追個人。
壞帳扣稅最多可以扣幾多？
壞帳扣稅嘅金額上限係你原本已經入帳嘅收入金額。例如你出咗 $10 萬 Invoice，已經報咗 $10 萬收入，最後收唔返，就可以扣返 $10 萬稅前利潤。但如果你係用 cash basis（收現金先當收入），就冇壞帳可以扣，因為你根本冇報過嗰筆收入。
點樣喺 Invoice 寫逾期罰款先有效？
有效嘅逾期罰款條款要滿足兩個條件：1) 寫喺合約或者 Terms & Conditions 入面，客戶簽約前已經同意；2) 罰款利率要合理（香港法院一般接受月息 1-2%，過高會被視為懲罰性條款而無效）。最好嘅做法係喺 Invoice 下面直接印明：「逾期未付將按月息 2% 計算利息」，同埋喺第一次出 Invoice 時已經 send 咗 Terms & Conditions 俾客。
Trade Credit Insurance 係咩？值得買嗎？
Trade Credit Insurance（貿易信用保險）係保障你俾客走數嘅保險。如果你嘅客拖數或者清盤，保險公司會賠償 80-90% 嘅欠款。保費大約係受保營業額嘅 0.2-1%（視乎行業同風險）。如果你公司嘅應收帳款好大（例如每月幾百萬），或者你嘅客戶集中度好高（幾個大客佔大部分營業額），信用保險係好值得買。但細公司（年營業額 $500 萬以下）未必抵，因為最低保費都唔平。
總結
Credit Control 唔係「唔信人」，而係保護自己。
我由俾人走數 $37 萬嘅教訓中學到：做好 Credit Control 唔單止係追數，更加係一個健康嘅商業系統。佢幫你篩走壞客、改善現金流、減少不必要嘅壓力。
如果你而家先開始建立 Credit Control 系統，唔使一次過做晒所有嘢。由最基本嘅開始：
- 今日 — 制定 Credit Policy，下次出新 quote 就用
- 今個星期 — 檢查所有 overdue Invoice，打電話俾拖數嘅客
- 今個月 — 設定自動追數系統，建立每月 Credit Control Review
做到呢 3 樣嘢，你已經贏咗 80% 嘅 SME。
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