一句講晒：換核數師唔係「寫封信 Bye Bye 就得」— 有法定程序要行，仲有 Notice Period 同交接期，做錯咗會影響盤數。
我創業咁多年，總共轉過 3 次核數師。第一次係 Big 4 轉中型會計師行（因為太貴），第二次係中型轉本地細行（因為 partner 走咗），第三次係轉返大啲嘅 firm（因為公司業務複雜咗）。
每次轉 Auditor 我都以為「好簡單啫，寫封信講聲就得啦」，結果每次都遇到唔同嘅麻煩。最嚴重嗰次差啲影響埋 Annual Return 嘅 deadline。
如果你都諗緊轉核數師 — 無論係嫌貴、服務唔好、定係 audit partner 跳槽 — 呢篇文幫你避開我中過嘅所有陷阱。
🧐 點解要換核數師？常見原因
先了解下一般公司換 Auditor 嘅原因，睇吓你係咪同一 case：
| 原因 | 常見情況 |
|---|---|
| 💰 審計費太貴 | Big 4 一年收成幾萬蚊，但公司業務簡單，根本唔需要咁貴 |
| 👋 Service Partner 離職 | 跟開你盤數嘅 partner 轉咗行 / 轉咗 firm，新接嘅 partner 你唔熟 |
| 🔄 業務擴張／縮減 | 公司變大需要更專業嘅 audit firm，或者變細想轉細行慳錢 |
| ⏰ 交數 deadline 成日 miss | 舊 auditor 手腳慢，成日拖到最後一刻先交到 report |
| 🔍 發現重大問題 | Auditor 同 management 有重大意見分歧，合作唔到落去 |
我第一轉嘅原因：Big 4 第一年收我 HK$38,000 做 audit，第二年話要加到 HK$45,000，我間公司一年營業額得 500 萬，盤數簡單過張單據簿，我覺得冇理由咁貴。最後轉咗間中型 firm，$15,000 搞掂，服務仲好咗。
📋 更換核數師的法定程序（Step by Step）
好多人以為換核數師只需「叫舊 auditor 辭職，請個新嘅就得」。唔係㗎。根據《公司條例》（第 622 章），程序係：
Step 1：了解 Notice Period
核數師要辭職，或者公司要撤換核數師，都要跟 Notice Period。
- 核數師辭職：需要向公司遞交書面辭職通知，辭職生效日通常係通知日起計 28 日後
- 公司撤換核數師：需要喺股東大會通過普通決議，或者通過書面決議
- 任期未滿就換：公司需要喺通過決議後 14 日內通知公司註冊處
Step 2：召開股東大會或書面決議
撤換核數師需要股東 approve，唔係董事話換就換。最簡單嘅方法係 書面決議（Written Resolution），唔使開會。
決議要講清楚：
- 撤換現任核數師（寫明 firm name）
- 委任新核數師（寫明新 firm name 同地址）
- 授權董事處理交接事宜
權益注意事項：如果係撤換核數師，舊 auditor 有權向公司發出書面陳述，解釋佢哋對被撤換嘅睇法。公司必須將呢份陳述發俾每位股東。呢個位好多人唔知。
Step 3：新核數師嘅委任信（Engagement Letter）
新 auditor 會出一份 Engagement Letter 俾你簽，確認佢哋接受委任、收費、同埋 audit scope。一定要 簽返，否則之後有咩爭拗冇依據。
簽之前睇清楚：
- 收費係一次性定係分期
- 包唔包稅務申報（Tax Computation）
- 包唔包 Consolidated Financial Statements（如果有子公司）
- Exit Clause — 如果合作唔愉快，點樣終止
Step 4：正式通知公司註冊處
如果核數師係喺任期未滿時被撤換，公司需要喺決議通過後 14 日內，用指定表格（NR2）通知公司註冊處。呢個係法定要求，唔做係犯法㗎。
我嘅中伏經歷：第一次換 auditor 嘅時候，我完全唔知要填 NR2。舊 auditor 辭職之後 3 個月，我收到公司註冊處嘅「最後警告信」，話我「未有委任核數師超過 3 個月」，可能要罰款。吓咗我一跳。
📦 交接清單（Checklist）
換核數師最麻煩嘅 part 唔係程序，而係 交接。以下係你一定要從舊 auditor 拎返嘅文件：
| 文件 | 用途 |
|---|---|
| 近年嘅 Audit Reports（已簽署版） | 新 auditor 要睇 previous year 嘅 figures |
| Management Letter | 舊 auditor 對公司內部控制嘅建議 |
| Trial Balance 同 Working Papers | 新 auditor 做 opening balance 核對 |
| Tax Computation 同 Tax Returns | 確保稅務申報連貫 |
| 公司組織章程大綱 (M&A) | 核數師委任條款參考 |
| 歷年董事決議同股東決議 | 核數師更換嘅書面記錄 |
⚠️ 注意：舊 auditor 冇法律義務俾你所有 working papers，只有義務俾你「合理咁需要」嘅文件。如果 audit fee 未找清，佢哋有權扣起部分文件。所以最好 先找清尾數，先開始交接程序。
🚩 我中過嘅 4 個陷阱
🚩 陷阱一：冇 check Notice Period，搞到 overlap
第一次換 auditor，我以為舊 auditor 一辭職，新嘅就可以立即上任。結果舊 auditor 嘅辭職通知期係 28 日，而新 auditor 嘅 Engagement Letter 話「我哋由收到簽名起生效」，中間有個 overlap period。
技術上，呢段 overlap 期公司係有兩個核數師 — 舊嘅未正式離任，新嘅已接受委任。雖然實際上好少有事，但係如果有咩 legal issue，呢段時間嘅 audit opinion 歸邊個負責？好煩。
解決方法：同新 auditor 講清楚個 start date 係舊 auditor 正式離任之後，唔好急。
🚩 陷阱二：尾數未清，新 auditor 開唔到工
我第二次換 auditor，舊 firm 因為我仲爭緊 HK$5,000 audit fee 尾數，唔肯 release 上年嘅 working papers。新 auditor 話：「冇 previous year 嘅 working papers，我做唔到 opening balance review，冇辦法開始。」
最後我要即刻找清條數，先攞到文件。呢個一拖就拖咗 3 星期。所以一定要先找清尾數。
🚩 陷阱三：冇喺 Annual Return 更新核數師資料
公司註冊處每年嘅 Annual Return（NAR1）入面，有一欄係要填 現任核數師資料。如果你換咗但冇 update，理論上公司註冊處嘅記錄係錯嘅。
好多人（包括我）都會唔記得。解決方法係：換完 auditor 之後，mark 低喺下次 NAR1 要 update。
🚩 陷阱四：以為換咗 auditor 就可以慳到 audit fee 係唯一考量
Audit fee 平當然好，但係你要清楚：平得滯嘅 auditor，可能唔夠人手做你盤數，deadline 前先 rush 完，或者幫你慳稅嘅建議唔夠全面。
我第三次轉 auditor 就係因為之前嘅 firm 太細，得兩個 staff，一到 audit season 就冇人理我。所以要衡量嘅唔止係價錢，仲有 capacity、industry knowledge、同 responsiveness。
🔑 揀新核數師嘅 5 個考慮因素
如果你決定要轉，以下係我每次轉 auditor 前都會做嘅評估：
- 收費 vs 服務範圍 — 報價包唔包 Tax Computation？包唔包 Consolidated accounts？唔好淨睇 headline price
- Industry Knowledge — 佢有冇做過你個行業嘅 audit？e-commerce、trading、construction 各自有唔同嘅 accounting treatment
- Team Size & Capacity — 旺季嗰陣有冇足夠人手應付？會唔會做到一半先話做唔切？
- Partner 嘅 availability — 有問題嗰陣 partner 會唔會親自覆你，定係淨係派 junior 同你溝通？
- 地理位置 — Audit season 要交文件、開會，太遠會好麻煩
📅 換 Auditor 嘅最佳時間點
最佳時間：公司財政年度完結後、audit 開始前。
舉個例，如果你公司係 12 月年結，最好係 1 月或者 2 月決定換 auditor。咁樣新 auditor 有足夠時間了解你盤數，唔會 rush。
最差時間：審計期間先話換。舊 auditor 做到一半，要停低交 file 俾新 auditor，新 auditor 又要由頭睇過，兩邊都蝕底，你仲要比多啲錢（因為多咗銜接工作）。
📝 總結：換核數師 Checklist（即用版）
- ✅ 確認辭職/撤換嘅 Notice Period
- ✅ 先找清舊 auditor 尾數
- ✅ 通過股東書面決議（撤換 + 委任）
- ✅ 簽新 auditor 嘅 Engagement Letter
- ✅ 從舊 auditor 拎齊交接文件
- ✅ 14 日內用 NR2 通知公司註冊處（如需）
- ✅ 喺下一份 NAR1 更新核數師資料
- ✅ 通知稅局（如有需要更新聯絡人）
本文由 ESGov 創辦人撰寫，一個親身經歷過香港公司秘書文件流程嘅香港人。所有內容皆為真實經歷，並非專業會計或法律意見，如需專業意見請諮詢執業會計師或律師。