🧾 我哋公司開咗頭幾年，Invoice 都係用 Word 自己整template， 每次改個日期同金額就 send 俾客。我以為咁樣好正常，直到有次稅局查數⋯⋯
嗰次係例行抽查，我諗住公司數目清清楚楚，唔怕你查。點知稅局人員打嚟問： 「你哋啲 Invoice 冇 Invoice Number 嘅？點樣追蹤每張單？」 我心諗：「吓？Invoice 一定要有編號㗎咩？」
結果我要花咗成個星期，將過去幾年嘅 Invoice 逐張補返編號、整理清單。 Audit delay 咗兩個月，仲俾會計師樓 charge 多咗 $3,000 整理費。 從嗰次之後我就認真研究 Invoice 同收據嘅法律要求，唔想再發生同樣嘅事。
你呢？你公司嘅 Invoice 係點樣出嘅？有冇 Invoice Number？有冇公司地址？ 電子單據有冇 backup？如果你答唔齊呢啲問題，呢篇文你一定要睇到最後。
① Invoice 同 收據 有咩分別？
好多香港東主將「Invoice」同「收據」當成同一樣嘢，但法律上佢哋係有分別㗎：
| 項目 | Invoice（發票） | 收據（Receipt） |
|---|---|---|
| 用途 | 要求客戶付款 | 確認已收到款項 |
| 發出時間 | 交貨/提供服務之前或之後 | 收到款項之後 |
| 法律責任 | 商業文件，合約一部分 | 款項收妥嘅證明 |
| 稅局關注 | 記錄應收收入 | 證明收入已實現 |
| 一般行業 | B2B、服務業、貿易公司 | 零售、餐飲、前檯收款 |
簡單講：你未收錢就出 Invoice，收咗錢就出收據。 好多 B2B 公司只出 Invoice 唔出收據，係可以嘅 — 你用銀行入數記錄做收款證明。 但零售業務就一定要出收據俾客人。
② 法律要求：Invoice 一定要有嘅內容
香港冇一條獨立嘅「Invoice 法例」話你一定要點樣出 Invoice， 但根據 《稅務條例》（第112章）同 《商業條例》， 稅局要求公司嘅帳目紀錄要「足夠清晰」俾評稅。 實際上，稅局認可嘅 Invoice 必須包含以下基本資料：
✅ Invoice（發票）必要內容：
- 「INVOICE」字樣 — 標明係 Invoice 唔係報價單
- Invoice 編號 — 必須係唯一、遞增（例如 INV-2026-0001）
- 發出日期 — 即係 Invoice Date
- 賣方資料 — 公司全名 + 商業登記地址 + 電話/電郵
- 買方資料 — 客戶公司名 + 地址（B2B 必須）
- 貨品/服務描述 — 清楚列明項目、數量、單價
- 金額 — 每項小計 + 總金額（連稅與否要標明）
- 付款條款 — 例如 Due Date、付款方式
- 商業登記號碼 — 建議加上（唔係強制，但稅局會 preferred）
注意：Invoice 唔使一定要有公司印章。 香港法律冇要求 Invoice 要蓋章，只要有公司名同地址已經足夠。 當然，如果客要求你蓋章，你照蓋都冇問題。
⚠️ 我自己嘅慘痛經歷
我公司最初嘅 Invoice template 冇 Invoice Number，只係寫「Date: xxx，Amount: xxx」。 稅局查數嗰陣話：「你冇 Invoice Number 我點追蹤邊張單俾邊個客？」 結果我要補做 Invoice Register，逐張手動編號。會計師 charge 咗我 $3,000 整理費。 從此之後我所有 Invoice template 一定會預留 Invoice Number 位置。
③ 格式要求：自己印 Invoice 得唔得？
得。完全得。香港法律冇規定 Invoice 一定要用電腦印、一定要彩色、 或者一定要用指定格式。你自己喺 Word 整個 template，print 出嚟，或者 save 做 PDF send 俾客， 全部都可以。
但實際上有啲「潛規則」你要知：
| 格式 | 法律上 | 實際上 |
|---|---|---|
| 手寫 Invoice | ✅ 可以 | ⚠️ 唔建議 — 難睇、易錯、難追蹤 |
| Word 自製 template | ✅ 可以 | ✅ 最普遍，但要小心冇自動編號 |
| Excel 出 Invoice | ✅ 可以 | ✅ 適合低交易量 |
| 會計軟件（Xero/QuickBooks） | ✅ 可以 | ✅ 最推薦 — 自動編號、追數、報稅 |
| 電子 Invoice（PDF/Email） | ✅ 可以 | ✅ 最環保，記得 backup |
💡 實戰建議
如果你的交易量每個月少過 20 張單，用 Excel 或者 Google Sheets 整個 template 已經好夠。 超過 20 張，強烈建議你用 Xero / QuickBooks / 甚至 Wave（免費）， 有自動 Invoice Number、自動追數、仲可以直接連銀行對數。
④ 電子 Invoice / 電子收據 有冇法律效力？
有。根據香港《電子交易條例》（第553章）， 電子紀錄同書面文件具有同等法律效力。 所以 Email 出 Invoice、PDF 做 Invoice、甚至 WhatsApp 出 Invoice 都得。
不過有幾點你要注意：
- 完整性 — 電子 Invoice 唔可以俾人隨便改完冇 record。最好出 PDF（唔係 Word/Excel file），因為 PDF 可以 set 到 read-only。
- 保存 — 電子 Invoice 要 backup。Email 入面嘅 Invoice 如果 delete 咗就冇咗。建議 keep 多一個 copy 喺 cloud（Google Drive / Dropbox）。
- 稅局接納 — 稅局完全接納電子 Invoice。你報稅嗰陣俾 printout 或者 PDF 都得。
- 客戶要求 — 如果客戶堅持要實體 Invoice，你就要俾實體。B2B 好多大公司仲係要實體 Invoice 入數。
⚠️ Email 出 Invoice 嘅陷阱
我試過用 Email 出 Invoice 俾客，客話冇收到，我 check 返 Sent Items 先知
原來打錯咗一個字母喺 email address。結果遲咗兩個星期先收到錢。
從此之後我出完 Invoice 會：
① Send PDF（唔係 Word）
② CC 俾自己
③ 同日 WhatsApp 客叫佢 check email
④ 喺 Google Drive save 返個 PDF copy
⑤ 零售收據特別規定
如果你做零售（餐廳、商店、服務前檯收錢），收據嘅要求有啲唔同：
- 一定要出收據？ — 香港法律冇強制零售舖一定要俾收據，但如果你用電子收款機（POS / ECR），就一定要出機印收據。
- 手寫收據都得 — 如果係小店，手寫單都得，但要清楚列明：日期、項目、金額、商戶名。
- POS 系統要求 — 如果使用電子收款設備，根據《稅務條例》，POS 紀錄要保留最少 7 年。
- 信用卡/Visa/Master 收據 — 簽賬存根都係正式收據，要保留。
- 電子支付（八達通、轉數快、PayMe、AlipayHK） — 呢啲交易紀錄都係收據，要保留電子紀錄。
💡 零售東主必做
每日收工前 print 一次 Daily Sales Summary（Z-Report / X-Report）， 或者喺 POS 系統 export 每日交易紀錄。呢份係你報稅嘅基礎文件， 稅局查數第一時間就會問你要呢份嘢。
⑥ 單據要 keep 幾耐？
根據 《稅務條例》第51C條， 所有業務紀錄（包括 Invoice、收據、合約、銀行月結單）要保留最少：
7 年
由交易完成日起計
即係話：
- 2026 年嘅 Invoice → keep 到 2033 年
- 如果公司正在被稅局查數 → keep 到查數完結後 7 年
- 如果公司解散咗 → 都要 keep（公司條例要求解散後保留紀錄）
⚠️ 唔好以為公司 close 咗就可以掉文件
我有個朋友公司撤銷註冊之後，覺得冇事就掉晒啲 Invoice。 點知 3 年後稅局翻查佢之前嘅報稅紀錄，要求補交文件。 佢俾唔出，結果被罰款 $10,000 再加補稅。 所以就算公司 close 咗，紀錄都要 keep 7 年！
點樣有效保存 Invoice？
我嘅做法（經過會計師確認可行）：
- 電子化 — 所有 Invoice 出 PDF，喺 Google Drive 開個 folder 按年份 Month 分類
- 每月備份 — Download 銀行月結單 + Invoice register，放埋一齊
- 會計軟件 — Xero / QuickBooks 嘅 cloud 紀錄已經符合稅局要求
- 實體單據 — 如果收到實體 Invoice（例如供應商單據），scan 做 PDF 之後可以掉
⑦ 常見錯誤（我親身踩過嘅）
錯誤 1：冇 Invoice Number
正如上面講，我公司最初冇 Invoice Number，結果稅局查數搞到一鑊泡。
解決方法：就算你用 Excel/Word，都要有個自動遞增嘅 Invoice Number 系統。
最簡單嘅格式：INV-年份-序號（例如 INV-2026-0001）。
錯誤 2：Invoice 日期同服務日期混淆
如果你 1 月提供服務，3 月先出 Invoice，日期應該寫 Invoice Date 係 3 月， 但服務日期要分開列明。我試過用 Invoice Date 當服務日期，結果客同我拗付款期。
錯誤 3：用公司名唔一致
Invoice 嘅公司名一定要同商業登記證 100% 一致。 如果你 BR 寫「ABC Trading Limited」，Invoice 唔可以寫「ABC Trading Co., Ltd.」。 稅局查數嘅時候會質疑呢個一致性。
錯誤 4：冇留底
Send 咗 Invoice 俾客就當完成？NO！ 如果你冇留底，日後客話冇收到、或者稅局查數，你都冇證據。 一定要 keep 返個 copy（PDF 或者 printout）。
錯誤 5：Invoice 同銀行入數對唔上
最常見嘅會計問題。你 Invoice 出 $10,000，但客入數入 $9,950（例如扣咗銀行手續費）， 如果你唔做 reconciliation，年尾報稅嘅收入數字會亂晒。 建議每個月對一次 bank statement 同 Invoice register。
錯誤 6：零售冇 keep POS 紀錄
如果你用 POS 系統但冇定期 export 銷售報告，萬一 POS 死機 / 轉系統， 你過去幾年嘅銷售紀錄就會消失。稅局查數你就俾唔出紀錄。 建議：每個月 export 一次 sales report save 去 cloud。
⑧ Invoice 模板 Checklist — 你嘅 Invoice 齊全未？
Download 下面呢個 checklist，逐項對一次你而家用緊嘅 Invoice template：
📋 Invoice Template Checklist
- ☐ 有「INVOICE」字樣
- ☐ 有唯一 Invoice Number（遞增）
- ☐ 有 Invoice Date
- ☐ 有公司全名（同 BR 一致）
- ☐ 有公司商業登記地址
- ☐ 有公司電話/電郵
- ☐ 有客戶公司名 + 地址（B2B）
- ☐ 貨品/服務描述清晰
- ☐ 數量 + 單價 + 小計
- ☐ 總金額（標明貨幣）
- ☐ 付款條款（Due Date / 付款方式）
- ☐ 商業登記號碼（建議）
- ☐ PDF 格式出單（建議）
- ☐ 有留底備份（Cloud / Hard Copy）
如果以上全部 tick 晒，恭喜你，你公司嘅 Invoice 好穩陣！ 如果有任何一項未做，今日就改 template。 唔好等到稅局查數先嚟後悔。
FAQ — 常見問題
Invoice 一定要有公司印章嗎？
香港法律冇強制要求 Invoice 要蓋公司印。一般 B2B 交易， 只要有公司名同地址已經足夠。但如果客戶要求你蓋章，你蓋都冇問題。 注意：銀行或者大機構可能會有自己嘅 Invoice 要求，以客戶要求為準。
手寫 Invoice 得唔得？
法律上得，但實際上唔建議。手寫 Invoice 有幾個問題： 難睇清楚、容易出錯、有改動痕跡時被質疑、難以追蹤編號。 除非你係街市/散工呢類極低交易量嘅情況，否則用電腦出啦。
電子 Invoice（PDF/Email）稅局收唔收？
收。稅局完全接納電子 Invoice 作為業務紀錄。 但要確保：① PDF 係 read-only（唔係 Word/Excel editable file） ② 有備份 ③ 保留 7 年。
Invoice 可以唔寫商業登記號碼嗎？
可以。法律冇強制要求 Invoice 顯示 BR Number。 但建議加上，因為：① 令 Invoice 更專業 ② 稅局 preferred ③ 客戶做 due diligence 時會需要。
零售舖一定要俾收據嗎？
香港法律冇強制零售舖一定要俾收據。但如果你用電子收款機（POS / ECR）， 就一定要出機印收據。另外，如果客人要求收據，你就要俾。 實際上，大部分零售舖都會俾收據，保障自己同客人。
公司解散咗之後 Invoice 仲要 keep 嗎？
要。根據《公司條例》，公司解散後仍須保留業務紀錄。 建議保留 7 年（由最後交易日起計）。 我朋友就係解散後掉晒文件，3 年後俾稅局罰咗 $10,000。
我用 WhatsApp 出 Invoice 俾客得唔得？
法律上冇問題。但 WhatsApp 對話紀錄容易遺失（轉電話 / delete chat）， 強烈建議你：Send WhatsApp 同時 Email 一份 PDF 俾客， 同埋自己 keep 返個 PDF copy。
Invoice 金額寫錯咗點算？
最佳做法：出 Credit Note（信用票據）沖銷原 Invoice， 再出過一張新嘅 Invoice。唔好直接改原 Invoice 嘅數字 — 稅局會質疑你嘅紀錄完整性。Credit Note 都要保留。
我用 Wave / Xero / QuickBooks 出 Invoice，夠唔夠？
完全夠。呢啲會計軟件符合稅局要求，有自動 Invoice Number、 追數功能、仲可以連接銀行對數。如果你交易量每個月超過 20 張單， 強烈建議你用呢類軟件。慳返嘅時間已經值回票價。
🎯 總結
Invoice 同收據唔係「有就得」，而係要 符合法律要求、完整、可追蹤。 稅局查數唔係針對你，佢哋只想確保你嘅業務紀錄清晰完整。 只要你嘅 Invoice 有齊基本資料、有編號、有留底，你已經贏咗 90% 嘅香港中小企。
今日就攞你公司嘅 Invoice template 出嚟，對一次上面嘅 Checklist。 未齊嘅嘢，今日改。唔好等到稅局打嚟先後悔。
你公司嘅 Invoice template 齊唔齊？留言話我知你最常miss咗邊樣 🧾