幾年前我接到一個大陸客仔嘅 project，對方話要睇我間公司嘅註冊文件， 仲要「公證過」嘅版本。我心諗：吓？公證？唔係就咁影印就得㗎咩？
跟住我開始上網搵資料 — 先知原來香港公司文件要喺大陸用，唔係就咁影印就得。 要搵「中國委託公證人」做認證，之後再送去「中國法律服務(香港)有限公司」加簽， 成個流程最快都要 5–7 個工作日。
後來我陸續遇過好多唔同嘅情況：英國嘅 partner 要 Apostille 海牙認證、 台灣嘅客戶要文件公證、銀行要我俾 Certified True Copy⋯⋯ 每一次都係新嘅學習。呢篇文就係將我「拎住公司文件跑勻全港」嘅經驗寫晒出嚟， 等你第一次搞公證嘅時候，唔使一頭霧水。
💡 一句講晒
香港公司文件要出國用（無論係大陸、英國、日本、台灣、定美國）， 基本上都要經過公證（Notarization）程序。 文件唔同、目的地唔同，要做嘅認證步驟都唔同。 搞錯步驟，俾咗錢又要重新嚟過，仲要等時間。
① 咩係公證、認證、加簽？
好多人將呢幾個名詞撈亂晒。簡單講，文件由香港拎去外地用，通常要經過以下三層：
第一層：公證
Notary Public 確認文件真偽
第二層：認證/加簽
政府部門確認公證人身份
第三層：目的地
領事館/相關機構最終確認
三種常見情況
- 情況一：文件去大陸用 → 中國委託公證人做公證 → 中國法律服務(香港)有限公司加簽 → 搞掂
- 情況二：文件去海牙成員國用（英國、日本、澳洲、歐洲、台灣⋯）→ Notary Public 公證 → 高等法院加簽 Apostille → 搞掂
- 情況三：文件去非海牙成員國用（例如中東、東南亞某些國家、部分非洲國家）→ Notary Public 公證 → 香港政府加簽 → 目的地領事館認證
💡 記住呢個 rule of thumb
大陸用文件→搵中國委託公證人
海外用文件→搵 Notary Public → 再加 Apostille 或領事館認證
本地用文件→多數 Certified True Copy 就夠
② Notary Public（國際公證人）
香港嘅 Notary Public 通常係律師，但唔係個個律師都係 Notary。 Notary Public 係要額外考牌、由香港高等法院委任嘅。 全港大約有 1,500 位 Notary Public（截至 2026 年）。
Notary Public 做啲咩？
- Certified True Copy — 確認你嘅影印本同正本一致
- 見證簽署 — 見證你簽署文件（例如授權書 POA、公司決議）
- 翻譯件核證 — 確認翻譯準確
- 公司文件公證 — 公證公司註冊證書、BR、章程等
Notary Public 嘅流程
- 預約 — 打電話或 email 去律師樓約時間。最好早一星期約。
- 準備正本 — 帶齊公司文件正本（Certificate of Incorporation、BR、NNC1 等）
- 帶身份證明 — 董事身份證/護照、公司印章（如果有）
- 見面簽署 — Notary 會核對你身份，確認你係公司授權人士，然後簽署蓋章
- 等取件 — 一般 1–2 個工作日就有得攞
⚠️ 重要提醒
Notary Public 係跟文件計費嘅，唔係跟時間。 一份文件公證約 HK$500–$1,500，視乎律師樓同複雜程度。 如果你一次過公證多份文件，多數有 discount。 但最抵嘅做法係：同一個 destination 嘅文件一次過做。
③ Apostille 海牙認證
Apostille（海牙認證）係根據 1961 年《海牙取消外國公文認證要求公約》嘅機制。 如果文件要去嘅國家係海牙公約成員國，只需一個 Apostille 就搞掂， 唔使再去領事館。
香港雖然係中國一部分，但根據「一國兩制」，香港係海牙公約嘅獨立成員。 所以香港發出嘅文件，經 Apostille 後可以直接喺其他海牙成員國使用。
常用海牙成員國（部分）
英國、日本、澳洲、紐西蘭、台灣（2023 年加入）、新加坡、馬來西亞、 歐盟全部國家（法國、德國、意大利、荷蘭等）、南韓、印度、俄羅斯、 美國（注意：美國係海牙成員，但用聯邦制，具體要求要問當地機關）。
🇹🇼 台灣嘅情況
台灣喺 2023 年 5 月正式加入海牙公約。之前香港文件去台灣用， 要跑去金鐘道嘅「台北經濟文化辦事處」做驗證，勁麻煩。 而家只需做 Apostille 就得，方便好多！
Apostille 申請流程
- 先搵 Notary Public 公證 — 文件要公證咗先
- 再去高等法院登記處 — 金鐘道政府合署低座 3 樓（而家搬咗去高等法院大樓）
- 遞交文件 — 帶埋公證過嘅文件正本
- 俾錢 — 每份文件 HK$125（2026 年收費，可能有調整）
- 等 1–3 個工作日 — 之後攞返文件，上面會有 Apostille 加簽
💡 慳時間貼士
有啲律師樓可以幫你一條龍做晒 Notary + Apostille， 唔使你跑兩轉。俾多少少 service fee（約 $200–$500）， 但慳返你排隊嘅時間。我 recommend 第一次用律師樓幫手搞。
④ 中國委託公證人（China Attesting Officer）
呢個係最多香港公司東主用嘅服務。如果你要將香港公司文件攞去大陸用 （例如喺大陸開子公司、同大陸公司簽約、或者大陸法院訴訟）， 就要搵「中國委託公證人」做公證。
「中國委託公證人」係由中國司法部委任嘅香港律師， 有權為香港發出嘅文件做公證，等文件可以喺大陸使用。 話說呢個制度係中英聯合聲明之後設立嘅。
委託公證人做咩？
- 公證香港公司文件（CI、BR、NAR1、公司章程等）
- 公證授權書（Power of Attorney）用於大陸
- 公證公司董事會決議
- 公證商業合同、協議
- 公證結婚證書、出生證明等個人文件
完整流程（大陸用文件）
上香港律師會網站搵名單，約時間、報價
公司註冊證書、BR、公司章程、董事身份證等
公證人核對文件後製作公證書（一般 2–3 日）
公證人會幫你送去「中國法律服務(香港)有限公司」做轉遞（加簽），約 3–5 日
成個流程約 7–10 個工作日
費用
- 委託公證人收費：約 HK$2,000–$5,000（視乎文件數量同複雜程度）
- 中國法律服務公司加簽費：約 HK$500–$1,000
- 總計：約 HK$2,500–$6,000
⚠️ 唔好亂試
香港公司文件要喺大陸用，一定係搵中國委託公證人做。 普通 Notary Public 做嘅公證，大陸唔會認。 亦唔好自己拎文件上大陸搵公證處公證 — 大陸公證處唔認香港公司文件。 唯一途徑：香港嘅中國委託公證人 → 中國法律服務公司加簽。
⑤ Certified True Copy（核證真本）
Certified True Copy（核證真本）係最常見嘅公證方式。 簡單講，就係由公證人確認你份影印本係「同正本一樣」。
咩情況下要 CTC？
- 銀行開戶 — 好多銀行開公司戶口要 CTC 版本嘅公司文件
- 海外申請 — 海外政府機構通常要 CTC 而唔收影印本
- 簽約 — 某啲重要商業合約要求對方提供 CTC 文件
- 法律訴訟 — 法庭程序通常要 CTC 文件
CTC 可以由以下人士做：
- Notary Public（國際公證人） — 最 common，費用約 HK$500–$1,500 一份
- 執業律師 — 部分律師可以做 CTC，但法律效力可能有限
- 銀行經理 — 如果你是銀行客戶，部分銀行可以幫你做 CTC（但只限於銀行相關用途）
- 公司秘書 — 部分情況下公司秘書都可以 certify，但外地未必承認
💡 精明貼士
如果你只係要 CTC，唔使去最貴嘅律師樓。中環律師行收 HK$1,500 一份， 但九龍/新界嘅律師行可能只收 HK$500–$800。貨比三家！ 另外，如果你一次過 certify 多份文件，叫律師俾個 package price。
⑥ 按目的地睇完整流程
以下係最常見嘅幾種情況，同你需要做嘅步驟：
🇨🇳 去大陸用
步驟：
- 搵中國委託公證人（唔係普通 Notary）
- 帶公司文件正本 + 董事身份證去律師樓
- 律師做公證書（約 2–3 日）
- 律師幫你送中國法律服務(香港)有限公司加簽（約 3–5 日）
- 完成！約 7–10 個工作日
💰 約 HK$2,500–$6,000
🇬🇧🇯🇵🇦🇺🇹🇼 去海牙成員國（英國、日本、澳洲、台灣等）
步驟：
- 搵 Notary Public 做公證
- 帶公證文件去高等法院登記處申請 Apostille
- 俾 HK$125/份
- 等 1–3 個工作日
- 完成！文件直接喺目的地用
💰 約 HK$625–$1,625（Notary $500–$1,500 + Apostille $125）
🇺🇸🇨🇦🇦🇪 去非海牙成員國 / 特殊要求國家
步驟：
- 搵 Notary Public 做公證
- 去高等法院做加簽（類似 Apostille 但叫「加簽/認證」）
- 再拎去目的地領事館做領事認證（Consular Legalization）
- ⚠️ 呢個步驟最煩，領事館可能要預約、要等、要俾額外費用
💰 約 HK$1,500–$4,000+（視乎領事館收費）
⚠️ 美國係例外
美國雖然係海牙公約成員國，但唔同州嘅要求可以好唔同。 某啲州份接受 Apostille，但某啲州份（例如紐約、加州）可能仲要 extra 文件。 建議先問清楚美國嗰邊嘅律師/合作夥伴，確認佢哋要咩級別嘅公證。
💰 費用一覽（2026 年參考）
| 服務 | 費用（HK$） | 備註 |
|---|---|---|
| Notary Public 公證（每份） | 500–1,500 | 視乎律師樓 |
| Apostille（高等法院） | 125 | 每份文件 |
| 中國委託公證人 | 2,000–5,000 | 視乎文件數 |
| 中國法律服務加簽 | 500–1,000 | 轉遞費 |
| Certified True Copy | 300–800 | 平過一般公證 |
| 領事館認證（部分國家） | 500–2,000+ | 各國自訂 |
🆚 自己搞 vs 搵律師一條龍
自己搞：平啲，但要自己預約、自己跑幾轉、自己排隊。
適合有經驗、唔急嘅人。
搵律師一條龍：俾多少少 service fee（$200–$500），
律師幫你搞晒所有步驟。適合第一次做、好忙、或者好急嘅人。
慳返嘅時間同頭痛，絕對值得俾呢幾百蚊。
🚨 常見錯誤（我踩過嘅坑）
❌ 錯誤一：搵錯公證人類型
我第一個大陸 project，搵咗普通 Notary Public 做公證（因為近我 office）， 跟住拎去大陸用，點知對方話唔收！「呢個係香港 Notary，唔係中國委託公證人。」 結果要重新搵過另一個律師做，俾多次錢之餘，仲 delay 咗個 project 兩星期。
❌ 錯誤二：文件正本冇帶齊
有次去律師樓做公證，帶咗 CI 同 BR 但冇帶公司章程（Articles of Association）。 律師話：公司章程係公司註冊嘅一部分，如果你公證 CI 就要連章程一齊做。 結果要約多次，俾多次見面費。
❌ 錯誤三：冇 check 目的地嘅具體要求
有朋友要送文件去阿聯酋（杜拜），以為做咗 Apostille 就得。 但阿聯酋唔係海牙公約成員國！結果文件要送領事館做 Consular Legalization， 搞多咗成個月先搞得掂。出發前一定要 confirm 目的地嘅要求。
❌ 錯誤四：用過期文件做公證
BR（商業登記證）係有時限嘅。如果你拎過咗期嘅 BR 去做公證， 公證人都 certify 唔到。同樣，NAR1（周年申報表）太舊都可能被 reject。 做公證前，確保你啲公司文件係 latest version。
❌ 錯誤五：趕 deadline 先嚟搞
公證呢家嘢，最忌就係趕 deadline。中國委託公證最快都要 7–10 日， Apostille 嘅法院加簽都要 1–3 日。 我見過有人話「聽日要簽約，今日可唔可以搞掂」— 答案係：好難。 至少預兩星期俾文件公證呢個步驟。
❓ 常見問題 FAQ
🤔 Notary Public 同中國委託公證人有咩分別？
Notary Public（國際公證人）係香港高等法院委任，做嘅公證用於海外海牙成員國。中國委託公證人係中國司法部委任，做嘅公證專用於大陸。兩個係唔同嘅制度，唔可以撈亂。簡單記：海外用 Notary，大陸用中國委託公證人。
🤔 可唔可以自己上大陸搵公證處做公證？
唔可以。香港公司文件係由香港政府發出嘅，大陸公證處冇權核證香港文件嘅真偽。一定要經由香港嘅中國委託公證人做公證，再經中國法律服務(香港)有限公司加簽，先可以喺大陸用。
🤔 公證文件有冇有效期？
冇一個統一嘅有效期，但通常公證過嘅文件，如果入面嘅資料冇變（例如公司名、董事名），一般被視為長期有效。但如果係 BR（商業登記證），因為每年要續期，所以建議用最近期嘅 BR 去做公證。一般建議公證日期唔好超過 6 個月。
🤔 所有律師都可以做公證？
唔係。只有獲高等法院委任嘅 Notary Public 先可以做國際公證，只有獲中國司法部委任嘅先可以做中國委託公證人。普通執業律師唔可以做公證（除非佢同時係 Notary）。上香港律師會網站可以 check 到律師係唔係 Notary。
🤔 電子版文件可以公證嗎？
可以，但程序唔同。部分 Notary Public 接受電子簽署嘅文件，但要驗證電子簽署嘅有效性。愈來愈多律師樓接受電子文件（尤其係公司註冊處 eCR 系統出嘅電子版 CI 同 BR），但最好預先問清楚你嘅律師樓接唔接受。
🤔 公證文件可唔可以郵寄？
大部分律師樓要求你親身去見面，因為 Notary 需要核對你嘅身份。部分律師樓接受授權他人代辦（要另外簽授權書）。如果你身處海外，可以搵當地嘅 Notary Public 做公證，然後再經 Apostille 流程。但中國委託公證人一定要親身去香港見律師。
🤔 要公證公司文件，要帶咩？
一般要帶：公司註冊證書正本（CI）、商業登記證正本（BR）、公司章程（Articles of Association）、NNC1 或 NAR1（最近期）、董事身份證/護照、公司印章（如有）、如果董事唔係你本人，要帶董事會決議授權你代表公司。建議打電話問律師樓確認所需文件清單。
🤔 Apostille 同 Consular Legalization 有咩分別？
Apostille（海牙認證）係俾海牙公約成員國用嘅簡化認證程序，由香港高等法院直接加簽，唔使再去領事館。Consular Legalization（領事認證）係俾非海牙成員國用嘅，做咗 Notary + 政府加簽之後，仲要拎去目的地領事館再做認證，程序繁複好多、時間長好多、費用貴好多。
📌 總結
公司文件公證認證呢家嘢，第一次做真係會一頭霧水。但只要搞清楚三個重點：
① 文件去邊度用？ → 決定揀咩公證人
② 要幾急？ → 決定自己搞定搵人搞
③ 帶齊文件未？ → 決定會唔會白行一趟
最緊要嘅建議：預多唔好預少。最少預 2 星期俾文件公證呢個程序。
第一次做，俾多少少錢搵律師一條龍搞，慳返啲時間同心力。
*以上資料係根據個人經驗同公開資料整理。公證費用同流程可能隨時變更，建議出發前先行確認最新收費。如有疑問，請向合資格公證人查詢。*