📌 一句講晒
有限公司一定要有公司秘書，一人公司都唔例外。你可以自己做，亦可以外判俾專業公司。 自己做嘅每年成本接近 $0 但要用時間；外判嘅每年約 $2,000–$6,000 但唔使煩。 冇話邊個一定好，要睇你嘅公司類型、規模同時間預算。
📖 目錄
1. 公司秘書到底要做咩？
好多人以為公司秘書係「秘書」—— 幫手打打電話、約時間嗰種。唔係㗎！公司秘書（Company Secretary）喺香港《公司條例》（第622章）入面係一個法定職位，即係每一間有限公司都一定要有，冇得話「我間公司好細，唔需要」。
公司秘書嘅核心職責包括：
- 管理法定紀錄：股東名冊、董事名冊、公司秘書名冊、重要控制人登記冊（SCR）、押記登記冊等
- 申報變更：董事變更（ND2A/ND2B）、公司秘書變更、註冊地址變更（NR1）、股份配發（NSC1）等
- 提交周年申報表（NAR1）：每年公司成立周年日後42日內提交
- 安排商業登記續期（BR）：每年/每三年續期
- 準備董事會議紀錄及書面決議：記錄公司重要決定
- 保管公司印章：如有公司印章，要妥善保管同記錄使用
- 協調審計及報稅：唔係公司秘書直接做，但要確保文件按時準備好
- 通知公司註冊處變更：所有公司資料變更都要按時申報
💡 真實經驗：
我第一年自己做公司秘書，以為「公司秘書」只係交吓NAR1。點知年中改咗一次董事地址、出咗一次股份，文件多到嚇親。好彩冇漏到，但真係花咗唔少時間。
如果你公司業務好簡單、一年冇咩變動，自己做係可行嘅。但如果你公司經常有變動（加股東、借錢、簽合約、請人），咁就要諗清楚自己有冇時間應付。
2. 自己做（DIY）公司秘書
自己做公司秘書係最慳錢嘅方法，但唔代表免費 —— 你用嘅係時間同風險承受能力。
自己做嘅好處
- $0 額外開支：唔使俾外判費用，每年慳 $2,000–$6,000
- 自己話事：文件自己簽、自己交，唔使等供應商回覆
- 了解公司狀況：親手處理文件，對公司法律狀況更清楚
- 靈活：變更想幾時做就幾時做，唔使等對方辦公時間
自己做嘅壞處
- 花時間：每月平均 1–3 小時處理文件；有變動時要更多時間
- 容易漏 deadline：NAR1 42日內、BR續期、報稅期限，漏咗就罰錢
- 文件格式易錯：公司註冊處對文件格式好嚴格，填錯就退件
- 冇人提你：唔會有秘書公司提你「喂，差唔多要交NAR1啦」
- 所有責任自己孭：漏報/遲報嘅罰款同法律責任，全部自己負責
⚠️ 親身教訓：
我第一年自己做公司秘書，唔小心記錯咗公司成立日期，NAR1遲咗3日先交。就咁就罰咗 $870。所以如果你決定自己做，一定要 set 好 calendar reminder，預早起碼兩星期提自己。
自己做需要咩資格？
《公司條例》規定，公司秘書可以由董事兼任。如果你係公司唯一董事，你可以同時做公司秘書。但要注意：如果公司有多過一個董事，公司秘書唔可以由唯一董事兼任（即係如果得一個董事，佢唔可以做公司秘書 —— 要另外搵人）。
💡 一人公司最簡單：
如果你係一人公司（得一個股東兼董事），你可以自己做公司秘書。最常見嘅做法就係自己兼任，完全合法。只係要記住：你要同時處理晒所有合規事項。
3. 外判俾專業公司秘書服務
外判公司秘書服務，即係將法定合規工作交俾專業嘅公司秘書公司處理。呢啲公司通常由合資格嘅公司秘書（ Chartered Secretary / ICSA 成員）營運。
外判嘅好處
- 唔使煩：所有法定申報、文件準備由專業人士處理
- 有人提你：臨近 deadline 會自動提你，唔怕漏
- 文件格式保證：專業人士知道公司註冊處要求，少機會退件
- 有問題可以問：公司運作上有合規問題，隨時可以問
- 專業責任：如果對方出錯，佢哋有專業責任保險
外判嘅壞處
- 要俾錢：每年 $2,000–$6,000 不等，視乎服務範圍
- 要溝通：改資料要通知供應商，唔可以自己直接改
- 質素參差：平嘅可能好求其，貴嘅唔一定最好
- 文件唔喺手：部分供應商會 keep 住你嘅文件，轉供應商時要手續
- 未必了解你公司：大公司嘅秘書服務可能好公式化
外判公司秘書服務嘅費用
2026年嘅市價大約係：
- 基本計劃（只包法定合規）：每年 $2,000–$3,500
- 標準計劃（+ 註冊地址 + 接收政府信件）：每年 $3,500–$5,000
- 全面計劃（+ 會計/報稅支援）：每年 $5,000–$8,000+
留意：以上費用未包政府收費（NAR1 $105、BR 續期 $2,150/年等）。問價時一定要問清楚「呢個價包咩唔包咩」。
4. DIY vs 外判：全面比較表
| 比較項目 | 自己做（DIY） | 外判俾專業公司 |
|---|---|---|
| 每年費用 | $0（只係你嘅時間） | $2,000 – $6,000 |
| 每月所需時間 | 1–3 小時（有變動時更多） | 近乎 0 |
| NAR1 提交 | 自己記 deadline 同填表 | 供應商幫你跟 |
| BR 續期 | 自己記到期日 | 供應商會提你 |
| 董事變更申報 | 自己填 ND2A/ND2B | 通知供應商搞掂 |
| 股份變動 | 自己搞 NSC1 + 轉讓書 | 供應商準備文件 |
| 文件格式風險 | 高（填錯隨時退件） | 低（專業人士處理） |
| 漏 deadline 風險 | 中至高（靠自己記得） | 低（供應商會跟進） |
| 適合公司類型 | 一人公司、業務簡單、少變動 | 多人公司、業務複雜、多變動 |
| 有問題可以問 | 要靠自己 search 或問朋友 | 可以直接問供應商 |
5. 點樣揀適合你嘅方式？
唔係人人都適合同一種方式。以下係我一啲建議，你可以對號入座：
✅ 適合自己做公司秘書嘅情況
- 你係一人公司，所有股東董事都係你自己
- 公司業務好簡單（一年冇咩變動）
- 你願意每個月花 1–2 小時處理文件
- 你識 basic 中文/英文文書，可以填表
- 你會 set calendar reminder 記得 deadline
- 你想慳每年 $2,000–$6,000
✅ 適合外判嘅情況
- 你公司有多個股東或董事，經常要開會做決議
- 公司業務變化多（成日加股東、借錢、簽合約）
- 你冇時間/冇心機處理文件細節
- 你擔心自己漏 deadline 俾罰款
- 你公司已經有會計師樓，想一次過包埋公司秘書
- 你唔係好熟《公司條例》，怕做錯
💡 我嘅建議：
如果你係一人公司、業務好簡單，頭一兩年可以自己做，慳返筆錢。但當公司開始有規模、有合作夥伴、有貸款，或者你發現自己經常喺 deadline 前先嚟趕，就要認真考慮外判俾專業人士。
6. 外判公司秘書服務點揀？
如果你決定外判，點樣揀一個好嘅公司秘書服務供應商？以下係我嘅經驗：
揀公司秘書供應商嘅 6 個考慮因素
-
✅ 係咪持牌/合資格？
真正嘅公司秘書服務應該由 Chartered Secretary（特許秘書）、會計師、或律師提供。問清楚對方係咪 ICSA（特許公司治理公會）成員，或者係咪香港會計師公會成員。
-
💰 收費結構透唔透明？
問清楚：年費包啲咩？包幾多次變更申報？每次額外變更收幾多？政府費用係咪另外俾？一定要攞份清晰嘅服務協議睇清楚。
-
📞 回覆快唔快？
公司有時急要文件（例如銀行開戶要董事名冊），如果供應商要 3 日先覆，會好焫興。試吓開張前問一個問題，睇吓佢哋幾耐覆。
-
📁 文件管理好唔好？
正規嘅供應商應該有個系統俾你隨時 download 公司文件（BR、NAR1、章程等）。唔係乜都收埋喺佢哋度，你要乜都要 request。
-
🔄 轉供應商容易嗎？
問清楚：如果第時想轉供應商，手續係點？有冇隱藏收費？文件係咪會俾返你？
-
⭐ 有冇真實用家評價？
上 Google Maps、Facebook 群組睇吓用家點講。如果成日有人話「回覆慢」、「漏咗 deadline」，就要小心。
⚠️ 陷阱提醒：
有啲「公司秘書服務」其實只係代交文件，唔會幫你跟 deadline 或者提你。你以為佢會幫你搞 NAR1，點知佢話「你冇通知我哋要交」。所以開頭一定要講清楚服務範圍，最好寫喺合約上面。
公司秘書服務供應商類型
| 類型 | 大約年費 | 適合 | 注意 |
|---|---|---|---|
| 會計師樓提供 | $3,000–$8,000 | 已經有核數/報稅需要嘅公司 | 通常套餐最全面，但價錢較高 |
| 專業公司秘書公司 | $2,000–$5,000 | 只需要公司秘書服務 | 要揀有信譽嘅，留意服務範圍 |
| 虛擬辦公室包公司秘書 | $1,500–$3,500 | 創業初期、需要註冊地址 | 通常基本服務，複雜變更要加錢 |
| 網上自助平台 | $1,000–$2,500 | 識基本文件處理、想平嘅 | 冇專人跟進，自己都要跟吓 |
7. 常見問題 FAQ
❓ 公司秘書一定要自然人擔任？公司都得？
根據《公司條例》，公司秘書可以係自然人，亦可以係法人（即係另一間公司）。所以你可以揀一間公司秘書服務公司做你嘅公司秘書，好多中小企都係咁做。
❓ 自己做公司秘書，公司註冊處會唔會 approve？
會㗎，完全合法。只要符合《公司條例》要求，你自己做公司秘書完全冇問題。公司註冊處唔會因為你係自己做就 reject 你嘅申報。
❓ 如果我唔做公司秘書，會點？
公司如果冇公司秘書，係違反《公司條例》嘅。公司註冊處可以罰款，嚴重嘅可以檢控董事。不過實務上，註冊處通常會先發信提醒，你真係唔理先會罰。但唔建議搏，因為如果間公司被人查冊發現冇 company secretary，銀行、合作夥伴都會有疑問。
❓ 公司秘書要唔要有專業資格？
如果你自己做，唔需要專業資格。但如果外判俾人，最好揀有 Chartered Secretary（特許秘書）、會計師或律師資格嘅人。上市公司嘅公司秘書就一定要有指定資格，但私人有限公司冇呢個要求。
❓ 我而家外判緊，想轉自己做，得唔得？
得，但要注意：你要同現有供應商攞返所有公司文件（章程、董事名冊、股東名冊、NAR1、BR等）。部分供應商會收「文件釋放費」，所以轉之前一定要問清楚。同埋你要確保你識得處理之後嘅申報。
❓ 公司秘書服務可以扣稅嗎？
可以！公司秘書服務費用係公司營運開支，可以喺利得稅申報時扣除。所以實際成本係低過你俾嘅數（假設稅率 16.5%，實際成本係 83.5%）。
❓ 我間公司好耐之前已經冇咗公司秘書，而家想補做，點搞？
首先，委任返一個公司秘書（可以係你自己），然後向公司註冊處提交 ND2A 申報公司秘書變更。如果期間有 NAR1 或者其他申報漏咗，要逐樣補交，可能要俾逾期罰款。建議揾專業人士幫你跟一次，清返晒啲 backlog。
🎯 總結
公司秘書係有限公司嘅法定要求，冇得避。但你可以揀自己做定外判：
- ✅ 一人公司、業務簡單 → 自己做，慳錢之餘仲可以學多啲
- ✅ 多人公司、多變動、你冇時間 → 外判俾專業人士，用錢買時間
- ✅ 最重要嘅唔係方式，係 consistency — 揀咗就持之以恒，唔好中間斷咗
我自己就由 DIY 開始，到公司有規模之後轉外判。冇話邊個一定好，最緊要適合你間公司嘅現狀。如果你仲喺度猶豫，可以由自己做先，覺得唔掂先轉外判，完全冇問題。
📚 相關文章
覺得呢篇文章有用？分享俾你嘅 entrepreneur friends 🚀
有問題或者經驗分享？歡迎 send email 俾我哋