僅供參考
本文章內容只係一般資訊分享，唔構成法律意見。涉及公司文件保存、印章使用同法定紀錄冊，強烈建議先諮詢執業律師或專業公司秘書。每間公司嘅章程、註冊時間同秘書安排都唔同，實際要求可能因情況而異。
目錄
1. 前言 — 秘書公司塞俾我嗰個綠色盒
我第一年開公司嗰陣，間秘書公司交咗一個綠色嘅硬皮文件盒俾我，入面塞滿一疊疊文件，仲有幾個印章。當時我心諗「哦，紀念品」，隨手就擺咗喺寫字樓櫃桶底，兩年冇再打開過。
直到有次銀行要我做公司戶口更新，職員問我攞「Certified True Copy of the Articles of Association」，我先至返去摷嗰個盒 — 原來入面嗰三本一模一樣嘅章程，係分開俾公司、銀行同股東嘅，而我嗰本「Bank copy」早就唔知去咗邊。結果要臨急搵秘書公司補做，遲咗一個星期先搞掂。
再後來公司轉讓賣盤，買家律師第一句就問：「綠盒正本齊唔齊？印章喺唔喺度？」嗰刻我先真正明白：綠盒唔係紀念品，佢係你公司嘅「身份證 + 出生證明 + 戶口簿」實體版。
呢篇文章就係我踩過嘅坑加研究總結，同你逐樣拆解香港公司綠盒到底裝咩、點用、點保存，幫你唔使好似我咁臨急抱佛腳。
僅供參考：本文章嘅內容只係一般資訊分享，唔構成法律意見。涉及公司文件保存同印章使用，強烈建議先諮詢執業律師或專業公司秘書。每間公司嘅情況都唔同，適用要求可能因情況而異。
2. 綠盒係咩？點解香港有限公司都會有？
「綠盒」（Green Box）其實唔係法定名稱，係香港行內俗稱。以前公司秘書行慣用綠色硬皮文件盒交收公司文件，所以大家就叫佢「綠盒」。有啲秘書公司會用黑色或深藍色盒，實質一樣。
簡單講，綠盒就係公司由「出世」到「而家」嘅重要文件實物集合。喺香港，成立有限公司之後，公司秘書或註冊代理一般會將註冊處同稅務局發出嘅文件，連同公司自己嘅內部文件同印章，一次過交俾客戶。
綠盒同「法定文件」嘅關係
要注意：法律冇規定你需要一個綠色盒，但《公司條例》（第 622 章）就明確規定有限公司必須保存某啲法定文件，例如成員登記冊、董事及公司秘書登記冊等。綠盒只係一個「方便你保存齊全」嘅容器，真正有法律約束力嘅係盒入面嗰啲文件本身。
真實案例：我朋友間公司做電商，兩年後想加開銀行戶口，銀行要求睇成員登記冊（Register of Members）核對股東。佢嗰本登記冊仲停留喺開公司嗰日嘅狀態 — 明明中間加過一個股東，但冇更新過。銀行要求佢先補做更新同出具決議，足足拖咗三個星期先開到戶口。法定紀錄冊唔更新，係最常見嘅中伏位。
貼士：綠盒最好存放喺註冊地址或你信得過嘅安全地方（例如保險箱），唔好同其他雜物一齊堆。搬寫字樓時，綠盒要當「貴重物品」處理，親手搬。
3. 綠盒內容清單 — 12 樣文件逐項拆解
內容會因應你嘅秘書公司 package 同公司情況而略有不同，但一般有限公司嘅綠盒都有以下 12 樣。我照實際見識過嘅排列同你逐項講：
| # | 文件 | 用途 | 邊度發出 |
|---|---|---|---|
| 1 | 公司註冊證書（Certificate of Incorporation） | 證明公司已合法成立，公司「出世紙」 | 公司註冊處 |
| 2 | 商業登記證（BR） | 稅務局發出，做生意必備，要展示喺登記地址 | 稅務局（每年續期） |
| 3 | 公司章程（Articles of Association） | 公司「憲法」，通常有 3 至 4 本（Master／Bank／Member） | 公司註冊處／秘書公司 |
| 4 | 公司成立表格（NNC1）副本 | 記錄成立時股東、董事、股本資料 | 公司註冊處 |
| 5 | 首次董事會會議紀錄／創辦成員決議 | 記錄首任董事委任、股份發行、印章採用等決定 | 公司自行簽署 |
| 6 | 公司鋼印（Common Seal） | 圓形金屬壓印，用喺最正式文件 | 印章店訂製 |
| 7 | 簽名章（Authorised Signature Chop） | 長方形，配董事簽名用喺合約、銀行文件 | 印章店訂製 |
| 8 | 小圓章（Company Chop） | 日常文件蓋章，例如發票、收據 | 印章店訂製 |
| 9 | 股票簿 + 已發行股票（Share Certificate Booklet） | 記錄股票發行同轉讓，股票係股權憑證 | 秘書公司／公司自行簽發 |
| 10 | 成員登記冊（Register of Members） | 記錄股東姓名、地址、持股數、入股日期 | 公司須自行保存 |
| 11 | 董事及公司秘書登記冊 | 記錄董事、公司秘書資料及變更 | 公司須自行保存 |
| 12 | 押記登記冊（Register of Charges）／會議紀錄簿 | 記錄公司抵押、貸款同各類會議紀錄 | 公司須自行保存 |
除咗以上 12 樣，有啲綠盒仲會有公司組織大綱（舊制公司 M&A）、公司秘書卡片、ND2A 變更通知副本、註冊費用收據等。收到綠盒嗰日，建議即刻對清單數一次，唔齊即時同秘書公司講。
開銀行戶口要帶邊啲？一般要公司註冊證書、商業登記證、章程、董事會決議、成員登記冊同公司印章。完整清單可以睇我哋嘅 香港公司開銀行戶口 2026 實戰指南。
4. 三個印章點分？鋼印、簽名章、圓章用法
綠盒入面最多人搞錯嘅就係三個印章。好多東主以為「公司印」得一個，結果攞錯章簽文件，俾對手方律師質疑。以下逐個講清楚：
4.1 鋼印（Common Seal）
圓形金屬印，蓋落去會有立體壓印效果。用喺最正式嘅文件：股票、股份轉讓文書、押記文件、部份法定文件。自 2014 年新《公司條例》生效後，公司可以自行選擇係唔係設鋼印，唔再強制。但現實係銀行、內地機構同海外對手方仍然好慣性要求「蓋鋼印」，所以大部份公司都會保留一個。
4.2 簽名章（Authorised Signature Chop）
長方形，通常刻有「For and on behalf of [公司名] Limited」字樣。用法係配董事簽名：董事親筆簽名，旁邊蓋簽名章，代表「我以公司授權身份簽呢份文件」。商業合約、銀行指示、招標文件最常用。
4.3 小圓章（Company Chop）
圓形橡皮印，通常刻公司中英文名。日常蓋章：發票、收據、送貨單、普通往來信件。法律效力最低，主要係「確認係公司文件」嘅意思，唔可以代替簽名。
| 印章 | 外形 | 常見字樣 | 用喺邊 |
|---|---|---|---|
| 鋼印 Common Seal | 圓形金屬，壓印 | 公司全名 + "Common Seal" | 股票、轉讓文書、最正式法定文件 |
| 簽名章 | 長方形 | For and on behalf of ... | 合約、銀行文件、標書 |
| 小圓章 | 圓形橡皮 | 公司中／英文名 | 發票、收據、日常文件 |
如果想深入了解印章嘅法定效力同訂製細節，可以睇我哋另一篇 香港有限公司公司印章（Company Chop）終極指南。
重要提醒：印章唔好隨便交俾唔相關嘅人保管，更加唔好預先蓋喺白紙或空文件上。印章一旦俾人盜用簽約，公司可能要承擔法律責任，追討非常困難。
5. 法定紀錄冊 — 唔止係文件，係法定義務
綠盒入面最「悶」但最重要嘅，係嗰幾本法定紀錄冊。佢哋唔係「有就得」，而係要持續更新同按規定存放：
- 成員登記冊 — 記股東姓名／名稱、地址、持股數目、已繳股款、成為同退出股東嘅日期。股權任何變動都要更新。
- 董事及公司秘書登記冊 — 記董事同公司秘書嘅姓名、地址、委任同離任日期。換董事之後，除咗交 ND2A 俾註冊處，公司自己本登記冊都要更新。
- 押記登記冊 — 記錄公司嘅抵押、按揭同其他押記，供查閱。
- 會議紀錄簿 — 董事會同股東大會嘅會議紀錄，一般要保存 10 年。
呢啲紀錄冊按《公司條例》要求，通常要存放喺公司註冊辦事處或指定地點，並喺指定情況下供股東／公眾查閱。唔保存或者唔更新，係可以被罰款嘅。
延伸閱讀：邊啲文件一定要保存、存放喺邊、罰則幾重？我哋喺 香港有限公司法定紀錄（Statutory Records）終極指南 同 公司秘書職責終極指南 有完整拆解。
真實案例：我識一個做貿易嘅東主，公司換咗董事半年，只係口頭通知咗秘書公司，但自己本董事登記冊完全冇更新。後來申請貸款，銀行對比公司註冊處紀錄同登記冊，發現唔一致，即刻要求補正先去審批。行政紀錄唔更新，代價係拖延成單生意。
6. 保存年期同更新時機表
唔同文件嘅保存要求同更新時機都唔同，下表幫你一次過記住：
| 文件 | 保存要求 | 幾時要更新／注意 |
|---|---|---|
| 公司註冊證書 | 永久 | 公司改名後須更新（舊證書仍要保留） |
| 公司章程 | 永久（每本） | 修改章程後全部副本都要更新 |
| 商業登記證 | 每年續期，歷年都要保存 | 每年續期；須展示喺登記地址 |
| 成員登記冊 | 永久 | 股份轉讓／配發後即時更新 |
| 董事及公司秘書登記冊 | 持續保存 | 變更後更新，並 15 日內交 ND2A／ND2B |
| 押記登記冊 | 持續保存 | 新增貸款／抵押時更新 |
| 會議紀錄 | 一般 10 年 | 每次會議後盡快補做並簽署 |
| 會計紀錄／單據 | 至少 7 年 | 每個財政年度完結後保存 |
| 股票存根 | 永久 | 每次發行／轉讓股票時記錄 |
股份轉讓之後，股票簿同成員登記冊係必然要郁嘅文件。想知轉股東之後仲有咩要跟，可以睇 香港公司股份轉讓流程 2026，同埋 股份證明書（Share Certificate）終極指南。
7. 幾時要用綠盒邊啲文件？實戰場景
綠盒唔係長期封存就算，以下場景你都會用到佢：
開銀行戶口
要帶公司註冊證書、商業登記證、章程、董事會決議、成員登記冊，同公司印章。銀行通常要睇正本 + 收核證副本。
簽大額合約／投標
用簽名章配董事簽名，或者按對手方要求加蓋鋼印。簽之前記得確認自己係「獲授權簽署人」（通常要有董事會決議授權）。
股份轉讓／加新股東
要更新成員登記冊、簽發新股票、做轉讓文書同賣出單。ESGov 有免費工具幫你一步步生成文件：股份轉讓完整指南 + 文件生成工具，同埋 轉股後檢查清單。
周年申報（NAR1）
每年要按成員登記冊同董事名冊嘅最新資料填報。用我哋嘅 NAR1 周年申報表免費生成工具 可以快速整理，唔怕漏項。
申請政府資助／貸款
資助機構同銀行會核對你公司嘅法定文件同股權結構，綠盒要齊全兼資料一致。
公司改名／遷冊
改名後要更新章程、印章、股票同各登記冊，範圍好廣，建議搵專業協助。
8. 綠盒／印章唔見咗點算？
遺失綠盒可大可小，尤其係印章。以下係建議嘅處理次序：
- 即時搜尋 + 判斷有冇被盜風險 — 如果係遺失（例如搬寫字樓唔見），同懷疑被盜處理唔同。懷疑被盜就即刻報警備案。
- 通知銀行 — 如果印章可能被盜用，第一時間通知銀行，凍結或更改授權簽署人，避免有人冒簽支票或指示。
- 董事會決議 — 通過決議，授權重刻印章、補領文件、更新紀錄冊，留低書面記錄。
- 補領文件 — 公司註冊證書／章程可以向公司註冊處申請核證副本；商業登記證可向稅務局補領。
- 重做內部文件 — 補做股票簿（記錄已發行股票）、更新成員登記冊同董事登記冊。
- 通知公司秘書同更新 SCR — 確保公司重要控制人登記冊（SCR）資料一致。
風險提示：公司印章被盜用，可能有第三方冒公司名義簽約或開戶。雖然公司可以事後爭議，但過程費時失事，所以印章嘅保管責任好重要。SCR 嘅更新要求可以睇 ESGov 重要控制人登記冊（SCR）完整指南 + Generator。
9. 賣公司時綠盒點交收？
好多東主賣公司時只係諗住「簽份轉讓書、收錢」，忽略咗綠盒嘅交收。實際上，綠盒（連同入面嘅法定文件同印章）屬於公司資產，股權轉讓完成後應該交俾新股東。
- 交收前清點 — 用清單逐樣核對，列明每份文件、每個印章。
- 唔好只交影印本 — 正本要交出，尤其章程、公司註冊證書、成員登記冊、董事名冊同印章。
- 同步做變更 — 董事／公司秘書變更（ND2A／ND2B）、成員登記冊更新、SCR 更新，全部要跟足。
- 留低紀錄 — 交收當日雙方簽收據，影相存檔，日後有爭議有據可依。
公司轉讓嘅完整流程、盡職審查同陷阱，可以睇 香港有限公司公司轉讓／賣公司終極指南。
10. 綠盒可唔可以電子化？
近年好多文件都數碼化，但綠盒嘅情況要小心處理：
10.1 咩可以電子化
掃描所有文件做加密備份，係非常建議嘅做法。萬一正本遺失或被水浸火燭，你至少有電子副本可以證明文件內容。建議備份放喺加密雲端或者公司 NAS，並設權限。
10.2 咩要保留實體
法定紀錄冊、印章、股票簿、已簽署嘅會議紀錄，一般仍要保留實體。銀行同政府機構好多時要求睇正本或核證副本（Certified True Copy），純電子檔未必收貨。
10.3 電子簽署嘅應用
日常商業合約可以考慮電子簽署，但涉及公司法定文件（例如股份轉讓、董事會決議）就要睇實際要求。詳情可以睇 香港公司電子簽署終極指南。
實用做法：做一個「綠盒清單表」，列明每份文件、每個印章、存放位置同最後更新日期。每次有變更（例如換董事、轉股東）就更新呢張表，賣盤或開戶時一睇就知齊唔齊。
11. 常見錯誤（唔好做）
以下係我親身見過同聽過嘅血淚教訓，你千祈唔好犯：
錯誤 1：開完公司亂放綠盒
塞入櫃桶底、同雜物一齊，甚至冇開過。到要開銀行戶口、簽大合約或者賣盤嗰陣先摷，往往已經唔齊或者唔見咗。
錯誤 2：以為有商業登記證就夠
商業登記證只係「做生意」嘅證明，唔代表公司嘅股權同法定文件都齊。開戶、轉股、投標都要章程、登記冊同決議。
錯誤 3：攞錯印章簽文件
用日常小圓章簽正式合約，或者漏咗董事簽名只蓋章。對手方律師可以質疑文件有效性，尤其係重大交易。
錯誤 4：換董事／轉股東唔更新登記冊
只交咗 ND2A 俾註冊處，但自己本董事登記冊、成員登記冊冇更新。銀行、核數師一核對就發現唔一致。
錯誤 5：印章唔見咗唔報警、唔通知銀行
如果印章可能落入他人手，冇即時通知銀行，可能被人冒簽支票或指示轉帳，後果可以好嚴重。
錯誤 6：賣公司只交影印本
股權轉讓後仍然自己保留綠盒正本，或只交副本。新股東日后開戶、融資會撞板，亦容易引起爭議。
錯誤 7：冇做任何備份
正本一旦遺失或損毀，補領程序費時費錢。掃描加密備份係成本最低嘅保險。
想了解多啲公司文件同法定要求？我哋有大量免費指南 — 睇更多 ESGov 指南，股份轉讓、公司註冊、合規申報、周年申報等全部免費。
12. 常見問題（FAQ）
香港公司綠盒係咩？係唔係一定要有？
綠盒（Green Box）係行內俗稱，指公司註冊後由公司秘書或註冊代理交付嘅公司文件套裝實物收納盒，一般包括公司註冊證書、商業登記證、公司章程、公司印章、股票簿同法定紀錄冊。法律上冇規定一定要用綠色盒，但盒入面嘅法定文件（例如成員登記冊、董事名冊）係《公司條例》要求必須保存嘅。
香港有限公司一定要有鋼印（Common Seal）嗎？
2014 年新《公司條例》（第 622 章）生效後，公司可以自行選擇係唔係設鋼印，唔再強制。但實際上銀行、內地機構同部份海外對手方仍然習慣要求蓋鋼印嘅文件，所以大部份公司都會保留一個鋼印備用。
公司三個印章（鋼印、圓章、簽名章）分別點用？
鋼印（Common Seal）係圓形金屬壓印，用喺股票、股份轉讓同最正式嘅法定文件；簽名章（Authorised Signature Chop）係長方形，通常刻有公司名同 For and on behalf of 字樣，配董事簽名用喺合約同銀行文件；小圓章係日常公司蓋章，用喺發票、收據同普通往來文件。
綠盒或者公司印章唔見咗點算？
如果懷疑被盜，應先報警備案，再即時通知銀行凍結或更改授權簽署人；然後由董事會通過決議重刻印章、補領文件副本（公司註冊處可申請核證副本），並補做股票簿同更新法定紀錄冊。之後記得通知公司秘書同更新 SCR。
綠盒入面嘅文件要保存幾耐？
公司註冊證書、公司章程、成員登記冊同股票存根一般要永久保存；董事及公司秘書登記冊、押記登記冊要持續更新；董事會及股東大會會議紀錄一般保存 10 年；會計紀錄同單據就要保存至少 7 年。
賣公司（公司轉讓）時綠盒要交俾買家嗎？
要。綠盒內嘅文件（尤其係公司章程正本、公司註冊證書、成員登記冊、董事名冊、股票簿同印章）屬於該公司嘅資產，股權轉讓完成後應連同綠盒實物一併交收俾新股東，唔應該只交影印本或自行保留。