ESGov | 香港公司秘書服務 vs DIY — 自己搞定俾人做？費用比較 + 幾時需要專業秘書？2026

🚨 一個真實故事先： 我有個朋友自己開咗間 marketing 公司，以為自己董事可以順便做公司秘書，慳返 $1,500/年。結果第二年 miss 咗 Annual Return 嘅 deadline，俾人罰咗 $870。第三年又 miss 咗商業登記續期，罰多 $5,000。最後佢計返條數：「為咗慳 $1,500 秘書費，倒蝕 $5,870。」呢篇文就係想幫你判斷 — 你自己做唔做得嚟？

1️⃣ 法律要求：公司秘書係法定必須

先講最基本嘅法律背景。《公司條例》（第 622 章）規定，每間香港有限公司必須有一名公司秘書。呢個係法定要求，冇得揀「唔要」。如果公司冇公司秘書，係違反《公司條例》嘅。

公司秘書嘅資格

公司類型	秘書資格要求
私人有限公司	任何自然人（包括董事）或法人團體（秘書公司）
上市公司	必須係合資格專業人士（特許秘書、律師、會計師等）
唯一董事兼唯一股東嘅公司	該董事唔可以同時做秘書，必須委任另一個人或秘書公司

⚠️ 一個常見誤解： 好多人以為「公司秘書 = 行政秘書/私人助理」。錯。公司秘書（Company Secretary）係法定職位，負責公司合規事務，同「幫你 booking 餐廳、安排 meeting」嘅秘書完全係兩回事。

2️⃣ 自己做公司秘書（DIY）

如果你嘅公司係私人有限公司，而且唔係「唯一董事兼唯一股東」嘅結構，你可以自己做公司秘書。費用係 $0。

DIY 要做啲咩？

自己做公司秘書，你每個月/每年要處理以下事項：

周年申報表（NAR1）： 每年公司成立周年日後 42 日內提交，政府費 $105
商業登記續期： 每年續期，費用 $2,150/年
保存法定紀錄： 股東名冊、董事名冊、公司秘書名冊、押記登記冊、SCR 等
重要控制人登記冊（SCR）： 更新同備存（$0 自己整）
通知公司註冊處： 董事變更、秘書變更、註冊地址變更、股份轉讓等，要喺指定時間內提交指明表格
安排審計： 每年同核數師溝通，提供會計紀錄
報稅： 收到報稅表後按時填報
股東大會/書面決議： 按需要安排

💡 如果你記性好、公司結構簡單（得你一個股東+一個董事）、你願意花時間研究 deadline 同行 form，DIY 係完全可行嘅。ESGov 提供多款免費工具幫你慳返啲時間。

3️⃣ 外判俾專業秘書公司

費用：$800 – $2,000/年（基本 plan）

基本服務通常包啲咩？

服務項目	基本 Plan（$800-1,200/年）	進階 Plan（$1,500-2,000/年）
準備 NAR1 周年申報表	✅	✅
更新 SCR / 法定紀錄	✅	✅
代收政府信件	✅	✅
公司註冊地址服務	✅	✅
準備董事會議紀錄	❌（額外收費）	✅（有限次數）
股份轉讓文件	❌	✅（有限次數）
更改公司名稱	❌	✅（有限次數）
報稅協助	❌	✅（基本）

⚠️ 注意： 外判秘書公司係「提醒你 + 幫你準備文件」，最終嘅申報責任仍然喺公司董事度。如果你 miss 咗秘書公司嘅提醒，理論上責任仍然係你嘅。簽約前要睇清楚佢哋嘅服務範圍同免責條款。

4️⃣ 費用對比表

以下係一年開銷嘅實際比較，假設一間基本嘅一人小型公司：

項目	DIY（自己做）	外判秘書公司
公司秘書服務費	$0	$800 – $2,000/年
Annual Return 政府費	$105	$105（已包喺計劃內）
商業登記費	$2,150	$2,150（自己俾）
審計核數	$5,000-8,000	$5,000-8,000（自己俾）
SCR 保存	$0	$0（已包）
報稅代理	$0（自己做）/ $1,000-2,000	$1,000-2,000（通常另計）
註冊地址	$0（用自己地址）	$0（已包）
每年總成本（未計核數）	$2,255	$3,055 – $4,255
每年總成本（連核數）	$7,255 – $10,255	$8,055 – $12,255

💰 總結： DIY 每年可以慳約 $800-2,000（即係秘書公司嘅服務費）。但如果你 miss 一個 deadline，罰款隨時 $870 起跳，分分鐘仲貴過俾秘書公司做。所以重點係：你對自己嘅紀律有冇信心？

5️⃣ 幾時必須要 Qualified Secretary？

以下情況你必須要有「合資格嘅專業公司秘書」，唔可以自己 DIY：

情況	原因	建議
公司係上市公司	上市規則要求公司秘書必須係特許秘書公會會員、律師或會計師	一定要揾專業秘書
你係唯一董事兼唯一股東	《公司條例》規定唯一董事兼唯一股東唔可以做秘書	秘書公司 $800-2,000/年
公司有複雜嘅股權結構	多個股東、優先股、期權等，需要專業知識處理	建議外判
公司經常需要法律/合規意見	例如有跨境交易、受監管行業	建議外判或請內部專業秘書
你完全唔熟悉《公司條例》	自己搞可能做錯或漏做	建議外判頭一年，學識咗先轉 DIY

如果你嘅公司屬於以下情況，DIY 係完全可行嘅：

你係 2-3 個股東，其中一個可以兼任公司秘書
公司結構簡單、股權冇頻繁變動
你願意花時間了解基本合規要求
你有 set reminder 嘅習慣，唔會 miss deadline

6️⃣ Pros & Cons 全面分析

自己做（DIY）

✅ 優點

完全免費（慳 $800-2,000/年）
對公司狀況最清楚，一手資料
文件自己保管，唔怕秘書公司遺失
培養自己嘅合規意識

❌ 缺點

需要自己記住所有 deadline
漏咗任何一個都可以好大鑊（罰款 $870 起）
唔熟 form 點填，可能需要花時間研究
如果公司得你一個人，你根本唔可以做自己公司秘書
政府信件要有人拆睇同處理

外判俾秘書公司

✅ 優點

有人幫你追 deadline，減少遺漏風險
包埋註冊地址（慳一筆）
專業人士幫你 prepare 文件
有問題可以問秘書公司
適合一開始乜都唔識嘅新手

❌ 缺點

每年額外 $800-2,000 開支
責任最終仍然喺你度（秘書公司唔會幫你孭鑊）
部分平價秘書公司 quality 參差
文件喺秘書公司手上，轉會時可能要收手續費

💡 一個折衷方案： 頭一年外判俾秘書公司，睇吓佢哋點做、學識晒所有流程同 deadline。第二年開始自己做。咁樣既可以學到嘢，又唔怕一開始搞錯。

7️⃣ 外判秘書公司嘅注意事項

如果你決定外判，以下係你一定要留意嘅嘢：

睇清楚服務範圍： $800/年同 $2,000/年嘅 plan 包嘅嘢可以差好遠。問清楚包唔包 SCR、包唔包會議紀錄、包幾多次股份轉讓。
confirm 係咪包註冊地址： 好多秘書公司嘅基本 plan 係包埋一個註冊地址，但如果你想要實際 office 地址（唔係虛擬 mailbox），價錢會唔同。
問清楚轉會安排： 如果將來你想轉會或者自己做，文件點樣交收？有冇轉會費？
check 佢哋嘅牌照同背景： 香港對公司秘書冇專門嘅發牌制度，但專業嘅秘書公司通常會係香港特許秘書公會嘅會員，或者有會計師/律師背景。
睇清楚免責條款： 合約通常會寫明「公司秘書只負責提醒，最終申報責任由董事承擔」。唔好以為外判咗就乜都唔使理。
確認邊個係你嘅 contact person： 有時秘書公司一個人 handle 幾百間公司，你要確保有急事可以搵到人。

8️⃣ ESGov 免費工具幫你 DIY

如果你決定自己做公司秘書，ESGov 提供一系列免費工具，幫你慳時間同減少出錯：

📋 ESGov 免費工具清單

📋 NAR1 周年申報表填寫工具 — 幫你自動生成 NAR1 PDF，唔使自己研究點填 form
🔍 SCR Generator — 跟指引填好資料，即時生成 SCR 文件
📄 股份轉讓文件生成工具 — 自動產生股份轉讓文件，包埋印花稅計算
📅 合規時間表終極指南 — 下載 checklist 同 calendar reminder
💰 每年合規費用預算指南 — 預算所有使費，唔會俾 surprise

用呢啲工具，你可以自己處理 90% 以上嘅公司秘書日常工作，慳返每年 $800-2,000 嘅外判費用。

快速決策流程

🤔 唔知揀邊個？跟住呢個流程：

Step 1： 你係唯一董事兼唯一股東？ → 一定要外判（法律要求）
Step 2： 你記性好、識 set reminder、願意睇指引？ → DIY 完全可行
Step 3： 你完全唔想理合規嘢？ → 外判，當係 business expense
Step 4： 你唔 sure 自己搞得掂？ → 頭一年外判學嘢，第二年轉 DIY

❓ 常見問題 FAQ

公司秘書可以自己做嗎？

視乎情況。私人有限公司嘅董事可以兼任公司秘書，但如果公司只有一位董事兼唯一股東，該董事唔可以同時做公司秘書。上市公司必須由合資格嘅專業秘書擔任。自己做嘅好處係免費，但要自己記得所有 deadline 同法律要求。

外判公司秘書一般幾多錢？

基本秘書服務 $800-2,000/年。包啲咩？通常包括：準備周年申報表（NAR1）、更新 SCR、保存法定紀錄、代收政府信件、通知公司註冊處變更。較貴嘅 plan（$2,000-5,000/年）會包埋會議紀錄、股份轉讓文件等。

自己搞公司秘書要記住邊啲 deadline？

最重要嘅 deadline：① 公司成立周年日後 42 日內 — 提交 Annual Return NAR1（$105）；② 商業登記到期前 — 續期 BR（$2,150/年）；③ 收到報稅表後 1 個月內 — 申報利得稅；④ 財政年度結束後 6 個月內 — 完成審計；⑤ 每次股權變動 — 更新 SCR。漏咗任何一個都可能被罰款。

公司秘書有咩法律責任？

公司秘書係公司嘅高級人員（Officer），同董事一樣有法律責任。如果公司違反《公司條例》，秘書都可能被檢控。例如：冇備存 SCR、遲交 Annual Return、冇保存法定紀錄等。外判秘書公司通常會喺合約寫明佢哋只負責提醒同準備文件，最終申報責任喺公司董事度。

上市公司嘅公司秘書有咩特別要求？

上市公司嘅公司秘書必須係：① 香港特許秘書公會會員；或② 律師/大律師；或③ 專業會計師。而且上市公司秘書需要對《上市規則》、證監會條例、內幕交易條例等有深入認識。費用由 $50,000/年起。

如果外判秘書公司做錯嘢，係咪佢哋負責？

理論上如果秘書公司因疏忽導致公司被罰款，你可以向佢哋追討。但實際上，大部分秘書公司嘅合約都會有免責條款，寫明佢哋只負責「提醒」同「準備」，唔負責「提交」。所以建議簽約前睇清楚條款，同埋自己要 double check 所有 deadline。

我可以中間由 DIY 轉外判嗎？

可以。任何時候你都可以委任秘書公司做公司秘書，只需填妥 ND2A 表格（更改公司秘書/董事詳情通知書）提交俾公司註冊處就得。同樣，由外判轉 DIY 都係填同一張 form。費用係 $0（自己做）/ $500-1,000（秘書公司幫你做）。

公司秘書同核數師有咩分別？

公司秘書（Company Secretary）負責公司內部合規、法定文件、通知政府部門。核數師（Auditor）係獨立第三方審計公司嘅財務報表。兩者係完全唔同嘅角色。簡單講：秘書幫你「管」文件，核數師幫你「查」盤數。

香港公司秘書服務 vs DIY 終極比較

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