公司文件、單據、帳單管理完整指南
香港有限公司適用｜最後整理：2026 年 10 月
一句話總結：公司文件唔係「有就得」，而係要分得開、搵得返、證明得到。稅局要查你 7 年業務紀錄，公司條例要你備存 成員／董事名冊同會議紀錄（10 年），銀行同審計師要睇你嘅單據同帳單。下面係一份可以直接照做嘅清單同流程。
一、有限公司要備存咩文件？
唔同文件有唔同用途同保存年期，先分清三類就唔會亂：
1. 註冊同法定文件（公司嘅「身份證」）
- • 公司註冊證明書（CI）、商業登記證（BR）
- • 公司章程（Articles of Association）、法團成立表格 NNC1
- • 周年申報表（NAR1，每年一份）、股份轉讓文件同印花稅證明
- • 董事／公司秘書變更（ND2A／ND2B）、註冊辦事處變更（NR1）
- • 重要控制人登記冊（SCR）— 須持續更新，7 日內記錄變動
2. 管治紀錄（開會、簽名、決定）
- • 股東會／董事會會議紀錄、書面決議（Written Resolution）
- • 成員登記冊、董事及公司秘書登記冊（內含前任股東記項）
- • 銀行授權、公司印章使用紀錄、股東協議
3. 營運同帳目文件（最常亂嘅一堆）
- • 銷售發票（Invoice）、正式收據（Receipt）、報價單、合約
- • 公司帳單：租金、水電、電訊、雲端服務、保險、強積金
- • 銀行月結單、往來戶口對帳紀錄
- • 採購單據、供應商月結單、付款證明（轉帳截圖／支票副本）
- • 糧單、僱傭合約、報稅表（BIR51／BIR56A）、雇主報稅收據
- • 審計報告、利得稅報稅表同稅局往來信件
二、保存年期：唔同文件唔同命
所有業務紀錄（收入、支出、單據、銀行往來）— 由交易日期起計。《稅務條例》第 51C 條：無合理辯解而保存不足，最高罰款 HK$100,000。就算公司已經結業，仍要保存到 7 年期滿。
股東決議紀錄、會議紀錄、私人公司唯一董事決定嘅書面紀錄（《公司條例》第 12 部）。
成員登記冊內前任股東嘅記項（由該人不再是股東起計）。
CI、BR（歷年）、章程、NNC1、歷年 NAR1、股份轉讓同印花稅文件 — 賣盤、融資、開戶、投標都會查。
SCR — 要備存喺指定地點，資料一變 7 日內更新。
三、數碼化 5 步：由「一堆紙」變成「搵得到」
- 影相／掃描：收據即日影，用 300dpi PDF 或 JPG；確保金額、日期、商戶名、發票號清楚可讀。
- 命名：YYYY-MM-DD_類型_金額_對方，例如 2026-10-05_收據_1280_香港寬頻.pdf。唔好用「IMG_2043」。
- 分類：用固定資料夾 — 01 註冊文件／02 管治紀錄／03 銷售／04 採購／05 帳單／06 銀行／07 稅務。
- 備份：雲端＋本機各一份（3-2-1 原則）；重要文件同時保存 PDF 同原始掃描檔。
- 打包：每年完結或報稅前，把整年單據壓縮成一個 ZIP 交會計師，並記錄檔案指紋（SHA-256）證明未經篡改。
四、每月 15 分鐘例行工作
- ✓ 月頭 5 分鐘：把上月所有收據／帳單影相入folder，確認無漏（對銀行月結單）
- ✓ 月中 5 分鐘：銀行 CSV 對帳，搵出「有轉帳但無單」同「有單但無轉帳」
- ✓ 月尾 5 分鐘：更新 SCR（如有股份變動）、檢查 BR／保險／強積金到期日
做完呢三步，到報稅季節你只需要「打包」，唔需要連夜搵 12 個月嘅單。
五、8 個最常見錯誤
六、用免費工具做（唔使買軟件）
ESGov 嘅「我的文件櫃」就係為呢套流程而做：
- • 上載收據自動計 SHA-256 指紋 — 證明檔案未經篡改，審計師信得過
- • 銀行 CSV 對帳 — 自動配對「邊筆錢未見單」
- • 一鍵打包 ZIP — 按年／按季交會計師
- • 會計師唯讀連結 — 唔使逐個 email 附件
- • 文件按流程存放（公司文件／開支單據／設定三個分頁）
常見問題
公司單據一定要保存 7 年嗎？
係。稅務條例第 51C 條要求由交易日期起保存最少 7 年，而且公司結業後仍要繼續保存到年期屆滿。無合理辯解而保存不足，最高罰款 HK$100,000。
電子收據（PDF／影相）可以代替紙本嗎？
可以。重點係內容完整可讀（金額、日期、商戶、單號），並要能隨時列印。影相或掃描質素差、字跡睇唔清嘅，會被當作無單。
公司文件要放喺邊？可以放屋企嗎？
成員登記冊、董事及秘書登記冊、會議紀錄等須備存喺公司指定地點（註冊辦事處或條例批准的地點），並可供查閱；SCR 亦要備存喺指定地點。營運單據則可電子保存。
自己開公司，第一步要準備咩文件？
公司名（先查冊）、股東同董事身份證、股份分配、註冊地址、公司秘書。填好 NNC1＋公司章程就可以交去公司註冊處。→ 自己開有限公司 8 個步驟
冇保留單據會點？
稅局有權不接受該筆開支扣稅，變相多繳利得稅；同時可能因違反第 51C 條被罰款。審計師亦可能因憑證不足而出保留意見。
公司帳單同私人帳單要分開嗎？
一定要。用公司戶口支付公司開支，並保留公司名義嘅帳單；私人開支不可入公司數，否則審計同報稅都會被質疑。