幾年前我接到一個大陸客仔嘅 project，對方話要睇我間公司嘅註冊文件， 仲要「公證過」嘅版本。我心諗：吓？公證？唔係就咁影印就得㗎咩？
跟住我開始上網搵資料 — 先知原來香港公司文件要喺大陸用，唔係就咁影印就得。 要搵「中國委託公證人」做認證，之後再送去「中國法律服務(香港)有限公司」加簽， 成個流程最快都要 5–7 個工作日。
後來我陸續遇過好多唔同嘅情況：英國嘅 partner 要 Apostille 海牙認證、 台灣嘅客戶要文件公證、銀行要我俾 Certified True Copy⋯⋯ 每一次都係新嘅學習。呢篇文就係將我「拎住公司文件跑勻全港」嘅經驗寫晒出嚟， 等你第一次搞公證嘅時候，唔使一頭霧水。
一句講晒
香港公司文件要出國用（無論係大陸、英國、日本、台灣、定美國）， 基本上都要經過公證（Notarization）程序。 文件唔同、目的地唔同，要做嘅認證步驟都唔同。 搞錯步驟，俾咗錢又要重新嚟過，仲要等時間。
咩係公證、認證、加簽？
好多人將呢幾個名詞撈亂晒。簡單講，文件由香港拎去外地用，通常要經過以下三層：
第一層：公證
Notary Public 確認文件真偽
第二層：認證/加簽
政府部門確認公證人身份
第三層：目的地
領事館/相關機構最終確認
三種常見情況
- 情況一：文件去大陸用 中國委託公證人做公證 中國法律服務(香港)有限公司加簽 搞掂
- 情況二：文件去海牙成員國用（英國、日本、澳洲、歐洲、台灣⋯） Notary Public 公證 高等法院加簽 Apostille 搞掂
- 情況三：文件去非海牙成員國用（例如中東、東南亞某些國家、部分非洲國家） Notary Public 公證 香港政府加簽 目的地領事館認證
記住呢個 rule of thumb
大陸用文件搵中國委託公證人
海外用文件搵 Notary Public 再加 Apostille 或領事館認證
本地用文件多數 Certified True Copy 就夠
Notary Public（國際公證人）
香港嘅 Notary Public 通常係律師，但唔係個個律師都係 Notary。 Notary Public 係要額外考牌、由香港高等法院委任嘅。 全港大約有 1,500 位 Notary Public（截至 2026 年）。
Notary Public 做啲咩？
- Certified True Copy — 確認你嘅影印本同正本一致
- 見證簽署 — 見證你簽署文件（例如授權書 POA、公司決議）
- 翻譯件核證 — 確認翻譯準確
- 公司文件公證 — 公證公司註冊證書、BR、章程等
Notary Public 嘅流程
- 預約 — 打電話或 email 去律師樓約時間。最好早一星期約。
- 準備正本 — 帶齊公司文件正本（Certificate of Incorporation、BR、NNC1 等）
- 帶身份證明 — 董事身份證/護照、公司印章（如果有）
- 見面簽署 — Notary 會核對你身份，確認你係公司授權人士，然後簽署蓋章
- 等取件 — 一般 1–2 個工作日就有得攞
重要提醒
Notary Public 係跟文件計費嘅，唔係跟時間。 一份文件公證約 HK$500–$1,500，視乎律師樓同複雜程度。 如果你一次過公證多份文件，多數有 discount。 但最抵嘅做法係：同一個 destination 嘅文件一次過做。
Apostille 海牙認證
Apostille（海牙認證）係根據 1961 年《海牙取消外國公文認證要求公約》嘅機制。 如果文件要去嘅國家係海牙公約成員國，只需一個 Apostille 就搞掂， 唔使再去領事館。
香港雖然係中國一部分，但根據「一國兩制」，香港係海牙公約嘅獨立成員。 所以香港發出嘅文件，經 Apostille 後可以直接喺其他海牙成員國使用。
常用海牙成員國（部分）
英國、日本、澳洲、紐西蘭、台灣（2023 年加入）、新加坡、馬來西亞、 歐盟全部國家（法國、德國、意大利、荷蘭等）、南韓、印度、俄羅斯、 美國（注意：美國係海牙成員，但用聯邦制，具體要求要問當地機關）。
台灣嘅情況
台灣喺 2023 年 5 月正式加入海牙公約。之前香港文件去台灣用， 要跑去金鐘道嘅「台北經濟文化辦事處」做驗證，勁麻煩。 而家只需做 Apostille 就得，方便好多！
Apostille 申請流程
- 先搵 Notary Public 公證 — 文件要公證咗先
- 再去高等法院登記處 — 金鐘道政府合署低座 3 樓（而家搬咗去高等法院大樓）
- 遞交文件 — 帶埋公證過嘅文件正本
- 俾錢 — 每份文件 HK$125（2026 年收費，可能有調整）
- 等 1–3 個工作日 — 之後攞返文件，上面會有 Apostille 加簽
慳時間貼士
有啲律師樓可以幫你一條龍做晒 Notary + Apostille， 唔使你跑兩轉。俾多少少 service fee（約 $200–$500）， 但慳返你排隊嘅時間。我 recommend 第一次用律師樓幫手搞。
中國委託公證人（China Attesting Officer）
呢個係最多香港公司東主用嘅服務。如果你要將香港公司文件攞去大陸用 （例如喺大陸開子公司、同大陸公司簽約、或者大陸法院訴訟）， 就要搵「中國委託公證人」做公證。
「中國委託公證人」係由中國司法部委任嘅香港律師， 有權為香港發出嘅文件做公證，等文件可以喺大陸使用。 話說呢個制度係中英聯合聲明之後設立嘅。
委託公證人做咩？
- 公證香港公司文件（CI、BR、NAR1、公司章程等）
- 公證授權書（Power of Attorney）用於大陸
- 公證公司董事會決議
- 公證商業合同、協議
- 公證結婚證書、出生證明等個人文件
完整流程（大陸用文件）
上香港律師會網站搵名單，約時間、報價
公司註冊證書、BR、公司章程、董事身份證等
公證人核對文件後製作公證書（一般 2–3 日）
公證人會幫你送去「中國法律服務(香港)有限公司」做轉遞（加簽），約 3–5 日
成個流程約 7–10 個工作日
費用
- 委託公證人收費：約 HK$2,000–$5,000（視乎文件數量同複雜程度）
- 中國法律服務公司加簽費：約 HK$500–$1,000
- 總計：約 HK$2,500–$6,000
唔好亂試
香港公司文件要喺大陸用，一定係搵中國委託公證人做。 普通 Notary Public 做嘅公證，大陸唔會認。 亦唔好自己拎文件上大陸搵公證處公證 — 大陸公證處唔認香港公司文件。 唯一途徑：香港嘅中國委託公證人 中國法律服務公司加簽。
Certified True Copy（核證真本）
Certified True Copy（核證真本）係最常見嘅公證方式。 簡單講，就係由公證人確認你份影印本係「同正本一樣」。
咩情況下要 CTC？
- 銀行開戶 — 好多銀行開公司戶口要 CTC 版本嘅公司文件
- 海外申請 — 海外政府機構通常要 CTC 而唔收影印本
- 簽約 — 某啲重要商業合約要求對方提供 CTC 文件
- 法律訴訟 — 法庭程序通常要 CTC 文件
CTC 可以由以下人士做：
- Notary Public（國際公證人） — 最 common，費用約 HK$500–$1,500 一份
- 執業律師 — 部分律師可以做 CTC，但法律效力可能有限
- 銀行經理 — 如果你是銀行客戶，部分銀行可以幫你做 CTC（但只限於銀行相關用途）
- 公司秘書 — 部分情況下公司秘書都可以 certify，但外地未必承認
精明貼士
如果你只係要 CTC，唔使去最貴嘅律師樓。中環律師行收 HK$1,500 一份， 但九龍/新界嘅律師行可能只收 HK$500–$800。貨比三家！ 另外，如果你一次過 certify 多份文件，叫律師俾個 package price。
按目的地睇完整流程
以下係最常見嘅幾種情況，同你需要做嘅步驟：
去大陸用
步驟：
- 搵中國委託公證人（唔係普通 Notary）
- 帶公司文件正本 + 董事身份證去律師樓
- 律師做公證書（約 2–3 日）
- 律師幫你送中國法律服務(香港)有限公司加簽（約 3–5 日）
- 完成！約 7–10 個工作日
約 HK$2,500–$6,000
去海牙成員國（英國、日本、澳洲、台灣等）
步驟：
- 搵 Notary Public 做公證
- 帶公證文件去高等法院登記處申請 Apostille
- 俾 HK$125/份
- 等 1–3 個工作日
- 完成！文件直接喺目的地用
約 HK$625–$1,625（Notary $500–$1,500 + Apostille $125）
去非海牙成員國 / 特殊要求國家
步驟：
- 搵 Notary Public 做公證
- 去高等法院做加簽（類似 Apostille 但叫「加簽/認證」）
- 再拎去目的地領事館做領事認證（Consular Legalization）
- 呢個步驟最煩，領事館可能要預約、要等、要俾額外費用
約 HK$1,500–$4,000+（視乎領事館收費）
美國係例外
美國雖然係海牙公約成員國，但唔同州嘅要求可以好唔同。 某啲州份接受 Apostille，但某啲州份（例如紐約、加州）可能仲要 extra 文件。 建議先問清楚美國嗰邊嘅律師/合作夥伴，確認佢哋要咩級別嘅公證。
費用一覽（2026 年參考）
| 服務 | 費用（HK$） | 備註 |
|---|---|---|
| Notary Public 公證（每份） | 500–1,500 | 視乎律師樓 |
| Apostille（高等法院） | 125 | 每份文件 |
| 中國委託公證人 | 2,000–5,000 | 視乎文件數 |
| 中國法律服務加簽 | 500–1,000 | 轉遞費 |
| Certified True Copy | 300–800 | 平過一般公證 |
| 領事館認證（部分國家） | 500–2,000+ | 各國自訂 |
自己搞 vs 搵律師一條龍
自己搞：平啲，但要自己預約、自己跑幾轉、自己排隊。
適合有經驗、唔急嘅人。
搵律師一條龍：俾多少少 service fee（$200–$500），
律師幫你搞晒所有步驟。適合第一次做、好忙、或者好急嘅人。
慳返嘅時間同頭痛，絕對值得俾呢幾百蚊。
常見錯誤（我踩過嘅坑）
錯誤一：搵錯公證人類型
我第一個大陸 project，搵咗普通 Notary Public 做公證（因為近我 office）， 跟住拎去大陸用，點知對方話唔收！「呢個係香港 Notary，唔係中國委託公證人。」 結果要重新搵過另一個律師做，俾多次錢之餘，仲 delay 咗個 project 兩星期。
錯誤二：文件正本冇帶齊
有次去律師樓做公證，帶咗 CI 同 BR 但冇帶公司章程（Articles of Association）。 律師話：公司章程係公司註冊嘅一部分，如果你公證 CI 就要連章程一齊做。 結果要約多次，俾多次見面費。
錯誤三：冇 check 目的地嘅具體要求
有朋友要送文件去阿聯酋（杜拜），以為做咗 Apostille 就得。 但阿聯酋唔係海牙公約成員國！結果文件要送領事館做 Consular Legalization， 搞多咗成個月先搞得掂。出發前一定要 confirm 目的地嘅要求。
錯誤四：用過期文件做公證
BR（商業登記證）係有時限嘅。如果你拎過咗期嘅 BR 去做公證， 公證人都 certify 唔到。同樣，NAR1（周年申報表）太舊都可能被 reject。 做公證前，確保你啲公司文件係 latest version。
錯誤五：趕 deadline 先嚟搞
公證呢家嘢，最忌就係趕 deadline。中國委託公證最快都要 7–10 日， Apostille 嘅法院加簽都要 1–3 日。 我見過有人話「聽日要簽約，今日可唔可以搞掂」— 答案係：好難。 至少預兩星期俾文件公證呢個步驟。
常見問題 FAQ
Notary Public 同中國委託公證人有咩分別？
Notary Public（國際公證人）係香港高等法院委任，做嘅公證用於海外海牙成員國。中國委託公證人係中國司法部委任，做嘅公證專用於大陸。兩個係唔同嘅制度，唔可以撈亂。簡單記：海外用 Notary，大陸用中國委託公證人。
可唔可以自己上大陸搵公證處做公證？
唔可以。香港公司文件係由香港政府發出嘅，大陸公證處冇權核證香港文件嘅真偽。一定要經由香港嘅中國委託公證人做公證，再經中國法律服務(香港)有限公司加簽，先可以喺大陸用。
公證文件有冇有效期？
冇一個統一嘅有效期，但通常公證過嘅文件，如果入面嘅資料冇變（例如公司名、董事名），一般被視為長期有效。但如果係 BR（商業登記證），因為每年要續期，所以建議用最近期嘅 BR 去做公證。一般建議公證日期唔好超過 6 個月。
所有律師都可以做公證？
唔係。只有獲高等法院委任嘅 Notary Public 先可以做國際公證，只有獲中國司法部委任嘅先可以做中國委託公證人。普通執業律師唔可以做公證（除非佢同時係 Notary）。上香港律師會網站可以 check 到律師係唔係 Notary。
電子版文件可以公證嗎？
可以，但程序唔同。部分 Notary Public 接受電子簽署嘅文件，但要驗證電子簽署嘅有效性。愈來愈多律師樓接受電子文件（尤其係公司註冊處 eCR 系統出嘅電子版 CI 同 BR），但最好預先問清楚你嘅律師樓接唔接受。
公證文件可唔可以郵寄？
大部分律師樓要求你親身去見面，因為 Notary 需要核對你嘅身份。部分律師樓接受授權他人代辦（要另外簽授權書）。如果你身處海外，可以搵當地嘅 Notary Public 做公證，然後再經 Apostille 流程。但中國委託公證人一定要親身去香港見律師。
要公證公司文件，要帶咩？
一般要帶：公司註冊證書正本（CI）、商業登記證正本（BR）、公司章程（Articles of Association）、NNC1 或 NAR1（最近期）、董事身份證/護照、公司印章（如有）、如果董事唔係你本人，要帶董事會決議授權你代表公司。建議打電話問律師樓確認所需文件清單。
Apostille 同 Consular Legalization 有咩分別？
Apostille（海牙認證）係俾海牙公約成員國用嘅簡化認證程序，由香港高等法院直接加簽，唔使再去領事館。Consular Legalization（領事認證）係俾非海牙成員國用嘅，做咗 Notary + 政府加簽之後，仲要拎去目的地領事館再做認證，程序繁複好多、時間長好多、費用貴好多。
總結
公司文件公證認證呢家嘢，第一次做真係會一頭霧水。但只要搞清楚三個重點：
文件去邊度用？ 決定揀咩公證人
要幾急？ 決定自己搞定搵人搞
帶齊文件未？ 決定會唔會白行一趟
最緊要嘅建議：預多唔好預少。最少預 2 星期俾文件公證呢個程序。
第一次做，俾多少少錢搵律師一條龍搞，慳返啲時間同心力。
*以上資料係根據個人經驗同公開資料整理。公證費用同流程可能隨時變更，建議出發前先行確認最新收費。如有疑問，請向合資格公證人查詢。*