「吓，公司秘書走咗咁大件事㗎？」
我當初就係咁。公司用開嗰間秘書服務公司突然話唔再做我哋生意，send 咗封辭職信嚟就完。我以為「咪再搵過第二間囉」，點知唔知原來法例規定公司秘書一辭職，公司就要喺 14 日內通知公司註冊處，而且 一直都要有名公司秘書在位。
結果我公司有超過一個月完全冇公司秘書，仲要係我到交 annual return 嗰陣先發現 — 好彩冇俾人查到，唔係真係俾罰款都似。
公司秘書係有限公司嘅法定必須職位，唔係 optional
根據《公司條例》（第622章），每間私人有限公司都必須至少有一名公司秘書。冇公司秘書嘅日子，公司係犯法㗎。
👤 邊啲人可以擔任公司秘書？
先搞清楚你公司嘅秘書係咩身份，因為唔同身份嘅辭職程序有分別。
✅ 可以擔任公司秘書嘅身份
- 個人：通常居於香港（即係有香港地址）
- 公司：在港有營業地址嘅秘書公司 / 會計師樓
最常見嘅做法：
- 你開公司嗰陣間秘書公司自動成為公司秘書
- 或者你自己做（如果你係董事，你可以兼任）
- 或者搵會計師樓 / 秘書公司做，年費幾千蚊
💡 兼任秘書
私人有限公司嘅董事可以兼任公司秘書，但如果你間公司得一個董事，佢就唔可以做公司秘書（公司條例規定，唯一董事唔可以做公司秘書）。呢個時候你一定要搵另一個人或者公司做秘書。
📋 公司秘書辭職嘅法定程序
公司秘書辭職唔係佢話句「I quit」就得，佢要跟程序：
秘書方面要做嘅：
- 俾書面辭職信俾公司（正式 letter，寫明生效日期）
- 可以自己遞交 ND3 表格（公司秘書辭職通知）俾公司註冊處
公司方面要做嘅（呢 part 最關鍵）：
| 時限 | 要做嘅嘢 | 表格 |
|---|---|---|
| 秘書辭職生效日起 | 確保公司仍有一名公司秘書在位 | — |
| 15 日內 | 向公司註冊處遞交通知 | ND2A（新秘書資料） |
| 如果公司只得一名秘書 | 必須喺辭職生效 前已任命新秘書 | ND2A（新任命） |
⚠️ 重要
秘書公司辭職時，佢哋 唔會幫你交 ND2A 㗎！佢辭職信寫明生效日期就拍拍籮柚走人。你要自己遞交 ND2A 通知公司註冊處新秘書嘅資料。
⚠️ 冇公司秘書嘅後果（唔好試）
有啲東主覺得「無人秘書公司都 run 到啫」，錯晒。
根據《公司條例》：
- 公司 必須一直有公司秘書
- 冇公司秘書嘅日子，每項需要秘書簽署嘅文件都唔合法
- Annual Return（NAR1）要公司秘書簽名，冇秘書簽唔到
- 公司註冊處可以罰公司 $5,000 - $50,000
- 嚴重嘅，董事個人可以被檢控
📖 真人真事
我朋友就中過招：佢間公司秘書走咗冇理，到交 NAR1 嗰陣發現簽名欄要公司秘書簽，佢自己簽咗上去（佢係董事），結果俾公司註冊處打回頭，話董事唔可以簽秘書嗰欄。最後要搵律師樓加急搞返，夾埋駛咗成 $8,000。
🔄 更換公司秘書 — 逐步教學
Step 1：搵新公司秘書
視乎你嘅需要：
- 秘書公司（$2,000 - $5,000/年）：最簡單，包遞交文件、收政府信
- 會計師 / 律師（$5,000 - $15,000/年）：如果你需要埋會計或法律意見
- 自己做：如果你係董事，符合資格嘅話可以自己兼任
揀秘書公司要留意：
- 有冇牌照？係咪信得過？
- 有冇 real person 跟你的 case，定係 call centre
- 續約條款：係咪自動續約？有冇 notice period？
Step 2：新秘書填寫同意書
新嘅公司秘書要簽一份同意書，表示佢願意出任公司秘書。
Step 3：董事會決議委任
公司需要通過 董事書面決議 或 股東決議 正式委任新秘書。記住留低會議記錄或者書面決議 — 之後銀行開戶或做盡職調查可能會問。
Step 4：遞交 ND2A 表格
遞交 ND2A — 公司秘書及董事詳情申報
需要填：
- 舊秘書嘅辭職日期
- 新秘書嘅姓名 / 名稱
- 新秘書嘅地址
- 新秘書嘅身份證明文件號碼（個人：HKID / 公司：BR 號碼）
遞交方式：
- 🖥️ 網上申請（eCR）：推薦，即時完成
- 📄 紙本提交：要去金鐘公司註冊處遞交，或者郵寄
- 💰 費用：網上 $15，紙本 $30
Step 5：等公司註冊處更新記錄
如果網上遞交，即時處理。紙本可能要 4-7 個工作日。之後你嘅公司註冊處記錄就會顯示新秘書資料。
📊 公司秘書辭職信嘅關鍵條款（比較）
| 條款 | 好嘅秘書公司 | 唔好嘅秘書公司 |
|---|---|---|
| Notice period | 1-3 個月通知 | 即時辭職 |
| 協助交接 | 有專人交接文件 | 掉低就走 |
| 轉介新秘書 | 會推薦同行 | 乜都唔理 |
| 已簽未交文件 | 全部交返俾你 | 唔會通知你 |
簽約前一定要睇清楚 terminate 條款！我見過有秘書公司要 3 個月 notice，就算你對佢唔滿意都要焗住俾多 3 個月錢。
🔧 特別情況處理
情況 1：秘書公司突然執笠
法理上秘書已經辭職（因為公司唔存在）。你必須盡快搵新秘書 + 遞交 ND2A。就算你冇收到辭職信，都要主動處理。建議：立即 email 通知公司註冊處，留低記錄。
情況 2：公司秘書係海外人（唔係香港居民）
根據《公司條例》，如果公司秘書係個人，必須「通常居於香港」。如果你嘅秘書移民走咗，佢嘅辭職即刻生效。你要遞交 ND2A 申報佢辭職，同時委任新秘書。
情況 3：公司秘書係公司（另一間有限公司）
如果秘書公司唔做，佢嘅 director 簽辭職信就得。你照樣要遞交 ND2A，申報「該公司不再擔任秘書」。新秘書可以係個人或者另一間公司。
💰 慳錢貼士：公司秘書費用比較
| 做法 | 大約費用 | 適合 |
|---|---|---|
| 自己做公司秘書 | $0（如你符合資格） | 公司好少文件要搞 |
| 平價秘書公司（純行政） | $1,500 - $3,000/年 | 中小企，有基本文件 |
| 全套秘書 + 註冊地址 | $3,000 - $6,000/年 | 冇實體辦公室嘅公司 |
| 會計師樓包秘書 | $6,000 - $15,000/年 | 需要會計 + 審計 + 秘書一條龍 |
我自己而家用緊一間 $2,500/年嘅秘書公司，包遞交文件、收政府信、提醒 annual return 到期。對我嚟講夠晒用。
但係弊處係：佢哋人工低，跟進速度慢，有 urgent 嘢要自己追。如果間公司交易多、文件複雜，就建議俾多少少錢搵好啲嘅。
🚩 常見錯誤（我中過嘅）
❌ 錯誤 1：冇留意秘書公司條款
我以為秘書公司「一定幫你做晒所有嘢」，點知原來 ND2A 要自己交。
正確：簽約前問清楚：續約係咪自動？辭職 notice period 幾耐？佢辭職時會唔會幫我交 ND2A？
❌ 錯誤 2：秘書走咗冇即時搵人
我嗰陣諗住「一個月先至搵都得掛」，點知期間要簽嘅文件全部簽唔到，夾埋 delay 咗成個 project。
正確：秘書一俾 notice，即刻開始搵新秘書。最好兩星期內交接完。
❌ 錯誤 3：以為董事可以代替秘書簽名
Annual return 嗰個簽名欄係特定俾秘書簽嘅。董事簽名係另一欄。唔可以交叉簽。
正確：公司秘書簽公司秘書嗰欄，董事簽董事嗰欄。冇秘書嘅話，啲文件就簽唔到。
❌ 錯誤 4：冇保留董事會決議記錄
有次銀行要求睇「秘書委任記錄」，我摷唔到文件，搞到要補做一份 — 又要董事再簽一次名。
正確：每次委任 / 辭職秘書，都要有書面記錄。放喺公司 minute book 入面。
📄 常用表格一覽
| 表格 | 用途 | 費用 | 遞交期限 |
|---|---|---|---|
| ND2A | 公司秘書 / 董事變更申報 | $15（網上）/ $30（紙本） | 變更後 15 日內 |
| ND3 | 公司秘書辭職通知（由秘書遞交） | $15（網上）/ $30（紙本） | 遞交後 7 日內生效 |
| NR1 | 公司註冊辦事處地址變更 | $15（網上） | 變更後 15 日內 |
✅ 公司秘書更換 Checklist
- ☐ 確認舊秘書嘅辭職日期
- ☐ 睇清楚合約嘅 notice period，避免俾多餘錢
- ☐ 搵新秘書（自己兼任 / 新秘書公司）
- ☐ 新秘書簽同意書
- ☐ 董事會書面決議委任
- ☐ 遞交 ND2A（新秘書資料）
- ☐ 確保公司註冊處已更新記錄
- ☐ 更新銀行記錄（如需要）
- ☐ 保留所有文件最少 7 年
💁 最後想講嘅嘢
公司秘書呢樣嘢，你唔理佢就冇事，一旦有事就好大件事。最緊要係知道程序係點行，然後搵個可靠嘅合作伙伴。
公司秘書辭職係好 common 嘅事，特別係而家好多秘書公司服務質素參差。最緊要記住以下幾點：
- ✅ 公司 必須一直有公司秘書在位
- ✅ 秘書辭職後 15 日內要遞交 ND2A
- ✅ 如果得一個秘書，必須先搵人先好俾佢走
- ✅ 揀新秘書公司要睇條款，特別係 notice period
- ✅ 每次變更都要留記錄 — 董事決議 + ND2A
你而家有冇公司秘書？如果係秘書公司做緊，建議你而家摷返份合約出嚟睇下 notice period — 唔使等出事先嚟後悔。