一句講晒：公司秘書係香港有限公司嘅法定職位，唔係「大公司先用」嘅嘢，一人公司都要有。做漏一樣嘢隨時被罰款甚至被檢控。
老實講，我當初開公司嗰陣，完全冇理過公司秘書呢回事。心諗：「得我一個人咋嘛，點解要請秘書？秘書唔係大公司先需要嘅咩？」於是我求其叫個會計師樓掛名就算。
直到有一次，我因為遲交 Annual Return 俾人罰咗 $870，先知原來呢啲申報工作係公司秘書嘅責任 — 我掛名嗰位秘書完全冇幫我處理，而我根本唔知呢啲嘢係佢要做嘅。
結果我要自己由頭學起，先知公司秘書原來有咁多嘢要做。如果你都想了解多啲，以下係我整理嘅完整指南。
📌 公司秘書係法定職位（唔可以冇）
根據 《公司條例》（第622章）第474條，每間香港有限公司必須有一名公司秘書。呢個係法定要求，冇得揀。
咩公司可以豁免？冇。無論你係上市公司定一人有限公司，都要有公司秘書。
不過有個分別：
- 私人有限公司：董事可以兼任公司秘書（包括你自己）
- 上市公司：公司秘書必須具備專業資格（會計師、律師等）
所以如果你係一人公司東主，你可以自己做自己嘅公司秘書。但係你要清楚知道 — 你就要負責晒所有法定申報工作，唔好以為掛個名就得。
⚠️ 罰則你要知：如果公司冇公司秘書超過一段時間，或者公司秘書唔符合資格要求，公司同每名責任董事可被罰款 $100,000，而且每日持續違規可再罰 $2,000。呢個唔係講笑。
📌 公司秘書嘅法定職責（清單）
好多人以為公司秘書只係「幫手做文件」，但其實職責範圍好廣。以下係我根據《公司條例》同實戰經驗整理嘅清單：
📋 法定紀錄保管
| 文件 | 存放要求 | 常見問題 |
|---|---|---|
| 股東名冊（Register of Members） | 公司註冊地址或授權地點 | 冇更新、存放地址唔啱 |
| 董事名冊（Register of Directors） | 同股東名冊一齊 | 董事變更冇 update |
| 公司秘書名冊（Register of Secretaries） | 同股東名冊一齊 | 換咗秘書冇改 |
| 重要控制人登記冊（SCR） | 公司註冊地址或指定地點 | 漏咗做／冇 update |
| 會議紀錄（Minutes） | 公司註冊地址 | 冇寫書面決議 |
| 押記登記冊（Register of Charges） | 同股東名冊一齊 | 有貸款抵押但冇登記 |
📬 法定申報
- 周年申報表（NAR1） — 每年遞交，記錄公司最新狀況
- 更改公司註冊地址（NR1） — 公司地址有變要 15 日內通知
- 董事／公司秘書變更（ND2A／ND2B） — 人事變更要申報
- 股份配發申報（NSC1） — 發行新股要申報
- 押記／解除押記通知（NM1／NM2） — 有貸款抵押要通知註冊處
- 股份轉讓文件整理 — 準備轉讓書、計算印花稅、提交稅局打釐印
🏢 公司治理支援
- 安排董事會會議、股東周年大會
- 撰寫會議紀錄（書面決議都要寫）
- 保管公司印章（如有）
- 確保公司遵守《公司條例》
- 協調審計工作（提供文件俾核數師）
- 處理查閱申請（公眾有權查閱公司紀錄）
📄 其他常見實務工作
- 商業登記續期（每年都要搞）
- 更新公司網站、公司信紙嘅公司資料
- 準備公司相關嘅銀行文件（開戶、簽名變更）
- 協調公司改名、撤銷註冊等特殊程序
📌 公司秘書嘅資格要求
唔同類型公司對公司秘書嘅資格有唔同要求：
| 公司類型 | 公司秘書資格要求 |
|---|---|
| 上市公司 | 必須係個別人士（唔可以係公司），並具備專業資格，如： • 特許秘書（Chartered Secretary） • 會計師（CPA） • 律師（Solicitor／Barrister） • 香港會計師公會會員 |
| 私人有限公司 | 任何年滿 18 歲嘅自然人，或者一間公司（需有香港地址） |
| 一人公司（唯一董事） | 公司秘書唔可以由唯一董事兼任（即係要另外搵人） |
💡 重要提示：如果你係「一人公司 + 唯一董事」，你 唔可以做自己嘅公司秘書。因為條例規定唯一董事唔可以兼任公司秘書。你可以揾屋企人、朋友，或者俾錢會計師樓做。
📌 自己做 vs 外判（點樣揀？）
如果你係有限公司東主，你有三個選擇：
| 選項 | 適合邊類人 | 每月成本 | 風險 |
|---|---|---|---|
| 自己做公司秘書 | 熟悉公司條例、有時間跟進申報期限 | $0（時間成本） | 漏 deadline 罰 $870+，自己做錯文件 |
| 掛名俾屋企人／朋友 | 想合規但冇咁多嘢要搞 | $0 | 朋友唔識搞，到頭來你自己做晒但佢掛名 |
| 外判俾會計師樓 | 想慳時間、確保合規 | $200-$800 | 佣金質素參差，揀錯人仲衰過自己做 |
我自己嘅建議：
- 如果你公司業務簡單、冇咩股權變動、又鍾意自己 research — 自己做係 ok 嘅，但要 set calendar reminder 唔好漏 deadline
- 如果你公司有股權變動、或者你唔想煩 — 外判係明智嘅，特別係股份轉讓、發新股呢啲複雜嘢，錯一次嘅成本遠高過俾嘅服務費
- 最唔好嘅做法：掛名俾朋友／屋企人，然後乜都唔理 — 出事嗰陣係你（董事）孭飛，唔係佢（秘書）
📌 公司秘書常見錯誤（我親身中過嘅）
❌ 錯誤 1：以為公司秘書係「秘書」
我初期成日覺得公司秘書係行政助理嗰類角色。點知原來公司秘書係法定職位，有法律責任嘅。做漏嘢或者做錯嘢，公司秘書同董事一樣要孭法律責任。
❌ 錯誤 2：唯一董事以為可以自己做秘書
呢個係最常見嘅 mistake。好多人開一人公司，以為自己做晒董事同秘書就得。但係條例寫明 唯一董事唔可以做公司秘書。你一定要搵多一個人／一間公司做秘書。
❌ 錯誤 3：掛名秘書但完全冇做嘢
我初初俾錢會計師樓掛名，諗住佢哋會自動幫我搞掂所有申報。結果我遲交 NAR1 俾人罰咗 $870，先發現原來佢哋只係「掛名」，申報工作係我要自己做或者另外俾錢佢哋做。
💡 簽約前一定要問清楚：「你哋嘅公司秘書服務包括啲乜？」係純掛名定包括申報？NAR1 係咪包？股份轉讓幫唔幫手搞？逐樣問清楚，最好寫落合約。
❌ 錯誤 4：換咗公司秘書冇通知公司註冊處
公司秘書離職或者你轉咗人，要喺 15 日內填 ND2B 通知公司註冊處。我見過有人轉咗秘書一年都冇申報，到年報嗰陣俾公司註冊處追問。
❌ 錯誤 5：公司秘書地址同公司地址唔一致
公司秘書嘅通訊地址一定要係香港地址。如果公司秘書係自然人，要提供香港地址（唔可以用郵政信箱）。如果係公司秘書公司，要提供佢哋嘅註冊地址。
📌 公司秘書費用參考（2026）
如果你考慮外判公司秘書服務，以下係大概嘅行情：
| 服務類型 | 大約費用 | 備註 |
|---|---|---|
| 純掛名秘書（冇服務） | $1,000-$2,000／年 | 只提供一個人名俾你掛，所有文件你自己搞 |
| 基本秘書服務（包 NAR1） | $3,000-$5,000／年 | 包 NAR1 申報、文件保管、基本顧問 |
| 全面秘書服務 | $6,000-$12,000／年 | 包 NAR1、股份轉讓、董事變更、會議記錄等 |
| 一次性服務 | 按項目計 | 例如股份轉讓 $2,000-$5,000／次 |
如果你係自己做公司秘書，最大開支就係時間同錯咗要俾嘅罰款。我建議至少要買返個日曆 reminder，唔好漏 deadline。
📌 自己做公司秘書嘅實戰貼士
如果你決定自己做公司秘書，以下係我嘅實戰建議：
- Set 定日曆提醒 — 公司成立周年日 + 42 日就係 NAR1 deadline，set 定一個月前提醒自己
- 商業登記續期 — BR 每年到期，通常同 NAR1 時間差唔多，一次過處理
- Keep 好所有文件 — 開一個 folder（實體或雲端），放晒所有公司文件，包括會議紀錄、決議、申報表副本
- 任何變動都要記錄 — 董事換人、地址改咗、股份有變，全部要 update 名冊 + 申報
- SCR 唔好漏 — 重要控制人登記冊係近年新要求，好多人仲係唔知要做
- 書面決議都要寫 minutes — 就算你係一人公司，董事決議都要寫低，唔好以為冇人 check 就 skip
✅ 搵人幫手？定自己做？
公司秘書話難唔難，話易唔易。最大嘅問題係：你唔知邊啲文件係一定要做嘅，同埋 deadline 係幾時。
如果你都想了解多啲實際文件點樣處理，我嘅旗艦指南幫到你：
股份轉讓完整指南
由 Sold Note 到 NAR1，5 份文件逐 step 教
法定紀錄終極指南
股東名冊、SCR、會議紀錄全部有模板
本文由 ESGov 創辦人撰寫，一個親身經歷過香港公司秘書文件流程嘅香港人。所有內容皆為真實經歷，並非法律意見，如有需要請諮詢專業人士。