僅供參考
本文章內容只係一般資訊分享，唔構成法律意見。涉及銀行開戶、海外交易或文件公證，強烈建議先諮詢你嘅公司秘書或執業律師。每間銀行嘅 KYC 要求都唔同，實際收文件標準可能因銀行而異。
目錄
1. 前言 — 銀行突然問我攞 Certificate of Incumbency
我朋友間貿易公司上年接咗一單大客，對方係新加坡公司，合約傾好晒，點知到銀行過數嗰一步，對方銀行要求提供一疊公司文件：公司註冊證書、商業登記證之外，仲有一張佢聽都冇聽過嘅嘢 — Certificate of Incumbency，中文叫「在職證明書」。
我朋友第一反應：上公司註冊處網站搵。點知搵極都冇，仲懷疑自己係咪俾人呃。後來先知道，呢張嘢根本唔係政府發出，而係要搵公司秘書或者服務商簽發嘅商業文件。佢臨急臨忙搵秘書公司出，又因為資料寫漏咗董事住址，俾銀行打回頭一次，成個流程拖咗成個月。
呢篇文章係我陪我朋友行完成個過程之後嘅總結，同你拆解 Certificate of Incumbency 係咩、幾時要、邊個出、有咩資料、要幾錢，同埋最常中伏嘅位，幫你唔使好似佢咁臨急抱佛腳。
僅供參考：本文章嘅內容只係一般資訊分享，唔構成法律意見。每間銀行嘅 KYC 文件要求都唔同，涉及實際開戶或交易，請以銀行最終要求為準。
2. Certificate of Incumbency 係咩？點解叫「在職證明書」？
Certificate of Incumbency（簡稱 COI）係一份由公司秘書或信託及公司服務提供者（TCSP）發出嘅證明文件，用嚟證明喺某一個時間點，公司嘅「在位人士」係邊幾個 — 即係現任董事、公司秘書、股東、註冊地址、股本結構等等。
"Incumbency" 呢個英文字解「現時在任／在位嘅狀態」，所以中譯做「在職證明書」好貼切：佢證明嘅唔係公司存在（嗰個係公司註冊證書做嘅事），而係「而家邊個喺公司入面做緊嘢」。
一個好重要嘅位要記住：COI 並非《公司條例》（第622章）規定嘅法定文件。公司註冊處冇得申請、政府唔會出，佢純粹係銀行同海外商業夥伴做 KYC（認識你的客戶）同盡職審查時，習慣上要求嘅商業文件。
唔好撈亂：SCR（重要控制人登記冊）係法定登記冊，公司必須備存，講緊「邊個最終擁有／控制間公司」；COI 係商業證明文件，講緊「而家邊個係董事、秘書、股東」。兩樣嘢用途唔同，但銀行做盡職審查時有機會兩樣都睇。想了解 SCR 嘅可以睇我哋嘅SCR 終極指南。
3. COI 同其他公司證明文件有咩分別？
好多東主將 COI 同公司註冊證書、商業登記證撈埋一齊，其實每張文件證明嘅嘢都唔同。畀你一張對照表：
| 文件 | 邊個出 | 證明啲咩 | 幾時用 |
|---|---|---|---|
| 公司註冊證書（Certificate of Incorporation） | 公司註冊處 | 公司喺香港合法成立、註冊編號、成立日期 | 開戶、簽約基本文件 |
| 商業登記證（Business Registration） | 稅務局 | 業務已經登記、商業登記號碼、有效期 | 開戶、報稅、政府部門 |
| 在職證明書（COI） | 公司秘書／TCSP | 現任董事、秘書、股東、股本、註冊地址 | 銀行 KYC、海外交易、盡職審查 |
| 良好聲譽證明（Good Standing） | 公司註冊處／註冊代理 | 公司仍然存續、冇被清盤或撤銷註冊 | 海外開戶、跨境交易 |
| 公司查冊報告 | 公司註冊處 | 公司註冊紀錄入面嘅公開資料 | 背景調查、盡職審查 |
真實案例：我朋友第一次交文件嗰陣，淨係交咗公司註冊證書同商業登記證，諗住「新加波銀行要嘅嘢咪就係呢啲」。點知對方回覆話齊文件，但就欠 COI，因為佢哋要知道「邊個係現任董事同股東」，而公司註冊證書上面根本冇呢啲資料。佢先明白兩張證書同 COI 嘅分別。
想了解公司查冊點做、可以查到啲咩公開紀錄？可以參考我哋嘅 香港公司查冊終極指南。
4. 邊啲情況會要 COI？
COI 唔係日常營運會用到嘅文件，通常喺以下情況先會俾人要求：
- 銀行開戶 — 尤其海外銀行、內地銀行嘅離岸戶口（NRA／OSA）、虛擬銀行，部分本地銀行做進階 KYC 時都會要求。
- 海外客戶／供應商盡職審查 — 簽大額合同、做跨境貿易，對方合規部門會要求證明邊個有權代表公司簽約。
- 集團公司文件 — 母公司擔保、關聯公司交易、集團內部結算，銀行或核數師會要求子公司出 COI。
- 信託、基金、投資者盡職審查 — 集資、融資、被收購盡職審查時，投資方會要求公司提供。
- 海外法律程序 — 外國法院或律師要求證明公司授權人身份，COI 可以作為佐證。
真實案例：另一個朋友間公司喺內地銀行開公司戶口，銀行直接俾咗一張文件清單，上面寫住「Certificate of Incumbency（董事在職證明）」。佢返嚟問我：「內地銀行都要呢張？」原來近年內地銀行對港澳公司開戶嘅 KYC 越嚟越嚴，COI 已經成為標準要求之一。
5. COI 上面有咩資料？逐欄對一對
每間秘書公司嘅 COI 格式唔完全一樣，但內容離唔開以下欄位。攞到 COI 之後，記得逐欄核對：
- 公司基本資料 — 公司全名（中英文）、公司註冊編號、成立日期。一定要同公司註冊證書完全一致。
- 註冊辦事處地址 — 公司註冊地址（Registered Office），唔係業務地址。
- 現任董事名單 — 每位董事嘅全名、住址、國籍（部分銀行要求）。呢欄係銀行最重視嘅。
- 公司秘書 — 現任公司秘書姓名／秘書公司名稱。
- 股東同持股 — 股東名單、每人持股數量同比例、已發行股本總額。
- 簽發資料 — 簽發人（公司秘書／TCSP）名稱、簽署、公司印章、簽發日期。
免費提醒：COI 唔係你寫嘅文件 — 佢係由你嘅公司秘書／TCSP 用佢哋嘅格式簽發。你要做嘅係確保佢出嚟嘅資料正確，尤其是董事名單同股本。點樣確保紀錄正確？下面第 7 節同你拆解。
6. 點樣申請 COI？費用同時間
申請 COI 嘅程序好簡單，通常就係搵你嘅公司秘書：
步驟 1：聯絡公司秘書／TCSP
如果你嘅公司秘書係外判俾秘書公司，直接搵佢哋就得。自己人做秘書嘅話，銀行好多時照樣要求由「秘書服務提供者」出，所以最後多數都係經 TCSP 出。
步驟 2：講清楚用途同要求
問清楚銀行有冇指定格式、要唔要實體正本、有效期要求（例如「30 日內簽發」）、要唔要列埋董事住址／國籍。越早確認，越少機會出錯。
步驟 3：秘書核對公司註冊處紀錄
秘書會根據公司註冊處嘅最新紀錄準備 COI。如果紀錄有問題（例如董事變更未申報），呢個位就係最容易卡住嘅地方。
步驟 4：覆核草稿
出正本之前，秘書通常會俾你過目。逐欄對一次：董事名單啱唔啱、股本啱唔啱、地址啱唔啱。
步驟 5：簽署、蓋章、出正本
確認冇問題之後，秘書會簽署並蓋公司印章，出正本（PDF 或實體）。攞到之後記得檢查簽發日期。
| 項目 | 一般範圍 |
|---|---|
| 費用 | 大約 HK$300 – HK$1,500／份 |
| 簽發時間 | 即日 – 3 個工作天（特快加錢） |
| 有效期（銀行角度） | 通常要求簽發日期 30 – 90 日內 |
| 實體正本 | 部分銀行要求郵寄正本（計埋郵寄時間） |
如果你公司嘅秘書服務係外判，想知道 DIY 定外判抵啲、外判通常包啲咩服務，可以睇我哋嘅 公司秘書服務 vs DIY 終極比較。
重要提醒：COI 嘅作用係反映「而家」嘅狀況。如果你公司嘅董事、秘書、股本或者地址啱啱變過，一定要先處理好公司註冊處嘅申報，先好去出 COI，否則出咗都係嘥錢。
7. 出 COI 前嘅隱藏中伏位：公司註冊處紀錄要啱
呢個係好多人忽略、但最易出事嘅一步。COI 上嘅資料係反映公司註冊處嘅紀錄，如果公司註冊處入面嘅資料已經過時，COI 就會出錯 — 而銀行 KYC 係會自己再查冊核對嘅。
- 董事辭任冇報 — 董事辭咗職，但冇喺 15 日內遞交 ND2A 通知公司註冊處，COI 會照樣列出佢做現任董事。
- 公司秘書變更冇報 — 換咗秘書公司冇申報，COI 會列出舊秘書。
- 註冊地址變更冇報 — 搬咗寫字樓，但註冊辦事處地址未更新。
- 股本改動冇報 — 配發新股之後冇交 NSC1，股本資料會舊。
真實案例：我朋友間公司有個董事兩個月前辭咗職，但佢哋一直冇交 ND2A。秘書公司出咗 COI 之後，銀行 KYC 一查冊就發現紀錄同佢哋掌握嘅資料唔一致，即刻將成單開戶申請列入風險審查，仲要求解釋。最後補交 ND2A、重新出 COI，前後拖咗成個月先搞掂。
所以出 COI 之前，強烈建議先做以下兩件事：
- 上公司註冊處網上查冊，核對公司最新紀錄（方法睇公司查冊終極指南）。
- 如果有董事、秘書變更未申報，先搞掂 ND2A（15 日限期），再出 COI。
幫緊你：我哋有董事資料變更（ND2A）工具，跟住步驟填，幫你準時向公司註冊處申報董事變更 — 紀錄啱，COI 先會啱。ND2A 逐格點填，可以睇ND2A 表格填寫教學。
8. 5 大常見錯誤（唔好做）
以下係我同朋友親身見過嘅血淚教訓，你千祈唔好犯：
錯誤 1：攞公司註冊證書當 COI 交
公司註冊證書證明公司存在，但證明唔到「邊個係現任董事」。銀行要 COI 就係要後者，交錯文件只會令申請被打回頭，仲浪費時間。
錯誤 2：上網搵範本自製 COI
上網搵個 COI 範本自己填，係咪得？銀行通常唔接受 — COI 需要有公司秘書／TCSP 嘅簽署同公司印章先有公信力。自製版本好大機會俾人直接打回頭。
錯誤 3：冇睇簽發日期
銀行一般要求 COI 喺 30 至 90 日內簽發。你三個月前出咗張 COI，而家攞去開戶，銀行有權唔收，要重新出過。
錯誤 4：董事變更後仲用緊舊 COI
有人辭咗董事，或者加咗新董事，仲攞舊嗰張 COI 去交。銀行一查冊就穿煲，仲會懷疑你隱瞞資料，比唔交更麻煩。
錯誤 5：海外用冇做公證／加簽
COI 攞去內地或者其他國家用，好多時要經委託公證人公證，再辦理加簽／認證程序。冇做就直接交，對方有權唔接受（見第 10 節）。
9. COI 有效期同幾時要更新
嚴格嚟講，COI 冇一個「法定有效期」— 佢只係反映簽發當日嘅狀況。但實際操作上，有效期由要求嘅銀行或對手方話事：
- 常見要求 — 銀行／合規部門一般要求 COI 喺 30 至 90 日內簽發。
- 變更即失效 — 公司有任何變更（董事辭任或委任、秘書變更、股本改動、地址更改），舊 COI 即刻唔再反映現況，要重新簽發。
- 同一份 COI 唔可以無限重用 — 唔同銀行、唔同時間嘅申請，通常都要新鮮嘅 COI。
真實案例：有間公司同一日開兩間銀行戶口，用同一份 COI，一間收咗、另一間話「簽發日期超過 30 日」唔收。所以穩陣做法係：每單申請出返一份新鮮 COI，唔好慳嗰幾百蚊。
10. 海外用要唔要公證／加簽？
COI 喺香港銀行用，一般直接交就得。但如果份 COI 要攞去香港以外地方用（例如內地、中東、東南亞），好大機會要加多一步：
- 委託公證人（Notary Public）公證 — 證明公司秘書簽署屬實。
- 加簽／認證 — 視乎目的地國家，可能要《海牙認證公約》嘅 Apostille 加簽，或者領事館認證。
- 內地使用 — 內地銀行同政府部門通常要求香港委託公證人出具公證書，再經中國法律服務（香港）有限公司轉遞。
詳細教學：公證、加簽、內地轉遞嘅完整流程同費用，我哋喺香港公司文件公證認證加簽終極指南入面有詳細拆解 — 建議出 COI 之前，一早問定目的地要求咩程序。
僅供參考：本文章內容僅供一般參考，唔構成法律意見。實際文件要求、費用同程序會因銀行、國家同個別情況而有重大分別，決定之前請諮詢你嘅公司秘書或執業律師。
想了解多啲公司文件同合規程序？我哋有大量免費指南 — 睇更多 ESGov 指南，股份轉讓、公司註冊、合規申報等全部免費。
11. 常見問題（FAQ）
Certificate of Incumbency（在職證明書）係咩？邊個出？
Certificate of Incumbency（在職證明書）係由公司秘書或信託及公司服務提供者（TCSP）發出嘅證明文件，列出公司喺某個時間點嘅現任董事、公司秘書、股東、股本同註冊地址等資料，主要用嚟滿足銀行開戶、海外交易嘅 KYC 同盡職審查要求。公司註冊處並唔會發出呢張文件。
公司註冊處有得申請 Certificate of Incumbency 嗎？
冇。Certificate of Incumbency 唔係法定文件，公司註冊處只會提供公司註冊證書、周年申報表紀錄同查冊報告等。COI 係商業文件，一定要經由公司秘書或信託及公司服務提供者（TCSP）發出先會被銀行接受。
Certificate of Incumbency 同 Certificate of Good Standing 有咩分別？
Certificate of Good Standing（良好聲譽證明）證明公司合法存在、並無被清盤或撤銷註冊，屬官方性質紀錄；Certificate of Incumbency（在職證明書）則證明現時邊啲人係公司董事、秘書同股東，屬商業性質文件。銀行做 KYC 時兩張都可能會要求。
申請 Certificate of Incumbency 要幾錢同幾耐？
一般每份約 HK$300 至 HK$1,500，視乎公司秘書／TCSP 定價、要唔要實體正本、急唔急同埋需唔需要公證。簽發時間通常即日到 3 個工作天，特快服務會貴啲。
Certificate of Incumbency 有效期幾耐？幾時要重新出？
COI 冇法定有效期，但銀行一般要求簽發日期喺 30 至 90 日內。另外，公司有任何變更（例如董事辭任、更換公司秘書、股本改動、註冊地址更改）之後，舊嘅 COI 已經唔再反映現況，要重新簽發一份。
Certificate of Incumbency 可以自己整嗎？
可以自製文件，但銀行通常只會接受由公司秘書或信託及公司服務提供者（TCSP）簽署發出嘅 COI。冇 TCSP 簽署同公司印章嘅自製版本，好大機會俾銀行打回頭，仲會拖慢成個開戶或交易程序。