僅供參考
本文章內容只係一般資訊分享，唔構成法律意見。董事或公司秘書辭任涉及實際權責同法律責任，情況一旦有爭議，強烈建議先諮詢執業律師或持牌公司秘書。每間公司嘅章程細則都唔同，適用程序可能因情況而異。
目錄
1. 前言 — 我辭咗董事，公司唔幫我報，點算？
我第一次退出自己幫人夾份開嘅公司，係 2019 年。當時我同拍檔傾好，我退出、佢接手，口頭上講「秘書會處理」。我以為簽完辭職信就一身輕，連公司註冊處都冇去查。
兩年後我申請按揭，銀行職員同我講：「你喺 XX 有限公司仍然係董事喎。」我當時呆咗 — 間公司早已入咗清盤程序，而我個名仍然掛喺董事名單上面。原來拍檔由頭到尾冇交過 ND2A，公司秘書亦都冇跟。
最後我要證明自己已經辭職、要解釋點解公司註冊處紀錄冇更新，搞足幾個月。如果當年我知道有 ND4 表格 — 一張由辭職者自己交、唔需要公司批准嘅通知書 — 我當日就可以自保，唔使兩年後補鑊。
呢篇就係我整理出嚟嘅 ND4 完整填寫教學。你唔需要係律師，但你要知道自己幾時要「自己動手交表」。
僅供參考：本文只係一般資訊分享，唔構成法律意見。辭任安排如涉及股東爭議、欠款或清盤風險，請先諮詢執業律師。
2. ND4 係咩？同 ND2A 一分鐘分清
簡單講：ND2A 係公司交，ND4 係辭職者自己交。兩張都係《公司條例》第 622 章嘅指明表格，但角色完全唔同。
| 項目 | ND2A | ND4 |
|---|---|---|
| 表格名稱 | 更改公司秘書及董事通知書（委任／停任） | 公司秘書及董事辭職通知書 |
| 邊個交 | 公司（通常係公司秘書處理） | 辭職嘅董事或公司秘書本人 |
| 法律依據 | 第 645 條（資料更改後 15 日內） | 第 464(3) 條（董事）、第 477(3) 條（公司秘書） |
| 幾時用 | 公司正常做人事變更 | 辭職者有合理理由相信公司唔會交 ND2A |
| 需要公司蓋章／批准 | 一般由公司簽署 | 唔需要，辭職者自己簽名提交 |
所以 ND4 嘅定位好清楚：佢係一個後備機制。正常情況下公司會交 ND2A，你就唔需要做嘢；但當公司唔合作、拖字訣、或者你連公司秘書都搵唔到嘅時候，ND4 就係你唯一可以自己控制嘅自保工具。
真實個案：有個做設計嘅朋友同股東反面，辭任董事之後公司秘書「唔得閒」處理。佢自己填 ND4 交去公司註冊處，之後查冊見到自己已經停任，日後對方再用公司名借錢或者簽約，都唔會再有佢嘅名字牽連。佢嘅講法係：「唔使自己睇人面色，$15 買個安心。」
3. 幾時要自己交 ND4？（三個情況 + 唔需要交嘅情況）
唔係每個辭職嘅人都要交 ND4。判斷標準只有一個：你有冇合理理由相信公司唔會交 ND2A？
3.1 情況一：公司表明唔會處理
最直接。股東反面、公司秘書已經唔再做、或者對方講到明「你自己搞」。呢個時候你已經有充分理由，唔需要等。
3.2 情況二：公司長期冇回應
你書面通知辭職、追過幾次，公司都冇交表、亦冇回覆。重點係要留低書面紀錄：WhatsApp、email、掛號信都可以，證明你追過而公司唔理。日後有人質疑你「點解繞過公司交表」，呢啲紀錄就係你嘅理據。
3.3 情況三：公司已經冇人運作
公司冇董事、公司秘書已辭職、地址無人收信。呢種情況最需要 ND4，因為根本冇人會幫你交 ND2A。
3.4 唔需要交 ND4 嘅情況
- 公司已經交咗 ND2A 申報你辭職 — 你唔需要重複交，重複反而可能引起查詢。
- 你只係「想」辭職但未正式通知 — 未生效嘅辭職，交 ND4 冇意義，甚至會被視為資料不符。
- 你係備任董事（reserve director）— 辭職用表格 ND8，停任用 ND5，唔係 ND4。
- 你只係更改個人資料（地址、姓名）— 用 ND2B，唔係 ND4。
貼士：交 ND4 之前，先上公司註冊處電子查冊睇下有冇 ND2A 紀錄。公司口頭話「交咗」唔算，文件索引見到才算。查冊方法可以睇公司查冊終極指南。
4. 交表前要準備嘅資料 checklist
ND4 只有兩頁，但錯一個位就會被退。填之前，先把以下資料抄好，一次過填完：
- 公司全名 — 必須同「公司註冊證明書」或最近一份「公司更改名稱證明書」完全一樣（中文用繁體字，或者全英文，唔好中英夾雜）。
- 商業登記號碼（BRN） — 只需填首 8 位數字，「-」後面嘅唔需要。
- 你嘅身分 — 辭任董事、辭任公司秘書、抑或兩樣都辭；如屬候補董事，要寫明代替邊位董事。
- 你嘅登記姓名 — 要同香港身分證（或護照）上嘅姓名完全一致，包括英文拼法同中間名。
- 部分身分證號碼 — 只填一部分（例如括號前嘅字母加首幾個數字），唔好填完整號碼。
- 辭職日期 — 你辭職實際生效嘅日期，唔係你填表嘅日期。
- 通知紀錄 — 辭職信、email、WhatsApp 截圖，證明你按章程或協議要求通知過公司。
- 提交人資料 — 姓名、地址、電話、email，方便公司註冊處有需要時聯絡你。
好重要：如果公司章程細則或你同公司簽嘅協議規定「辭職要通知公司」，而你冇按規定發出通知，辭職可能完全無效（第 464 及 477 條）。ND4 第 3 部分就係要你聲明呢件事有冇做、點做。填之前，先確認自己真係已經有效辭職。
5. 逐欄拆解：ND4 每個位填咩
ND4 分三部分。以下係每欄要填咩、最易錯喺邊。表格本身可以喺公司註冊處網站下載（填寫版 PDF），記得用電腦填、唔好手寫。
5.1 第 1 項：公司名稱同商業登記號碼
照註冊證明書抄，一個字都唔可以差。最常見錯誤係公司改名之後仍然填舊名 — 一改就要用「公司更改名稱證明書」上嘅新名。
5.2 第 2A 項：身分同現時登記詳情
剔選你辭嘅身分（公司秘書／董事／候補董事）。如果係候補董事，要填「代替」邊位董事。然後填你現時在公司註冊處登記嘅姓名同部分身分證／護照號碼 — 呢個「現時登記」係關鍵，如果公司之前幫你報錯名（例如加咗英文名），你填正確名反而對唔上，要先叫公司用 ND2B 更正。
5.3 第 2B 項：辭職詳情
填辭職日期（日／月／年）。下面有一條問題：「上述董事或候補董事在辭職日期後，是否仍然擔任這公司的候補董事或董事職位？」如果你同一時間辭任董事但保留候補董事身分，就要答「是」；一般全退就答「否」。
5.4 第 3 項：辭職通知聲明（最易出事嘅一欄）
呢部分有三個選項，只可以揀一個，揀錯會影響辭職嘅有效性：
| 選項 | 幾時揀 |
|---|---|
| （一）須通知，且已按規定通知 | 章程或協議要求你通知公司，而你已經正式發出辭職通知 — 最常見、最穩陣 |
| （二）須通知，但冇按規定，已把通知送交公司 | 程序有瑕疵，但你已把辭職通知正本／電子版送交公司或留在註冊辦事處 |
| （三）不須通知 | 章程同協議都冇要求你通知公司 |
如果你根本冇通知過公司，又唔肯定章程有冇要求，唔好亂剔。呢個位出錯，等於自己聲明「辭職無效」，之後所有嘢都會被質疑。
5.5 簽署同提交人資料
表格必須由辭職者本人簽署 — 公司唔可以代簽，秘書亦唔可以代簽。姓名要打埋喺簽名下面，日期要同你交表時間吻合。提交人資料（姓名、地址、電話、email、檔案編號）係方便公司註冊處聯絡，唔會公開展示。
唔想逐欄摸？如果你嘅情況係「公司要改董事／秘書詳情」而唔係辭職，可以直接用董事及公司秘書詳情更改工具（ND2B），逐項引導你填，唔使自己對住 PDF 估。辭職本身就要用官方 ND4，因為必須由你本人簽署。
6. 五步交表流程
第一步：確認辭職已生效
檢查章程細則有冇通知期要求；有就按規定發出書面辭職通知，並保留副本同送達紀錄（email 回條、掛號信收據）。
第二步：查冊確認公司未交 ND2A
喺公司註冊處電子查冊睇文件索引。如果已有 ND2A 而你仍然想交 ND4，先問清楚係唔係申報錯（例如申報咗停任但日期錯）。
第三步：電腦填寫 ND4
下載填寫版 PDF，用電腦打字，統一用中文或英文。手寫表格有可能唔被接納，而且改名、括號、身分證位最容易睇錯。
第四步：簽署 + 交表
列印後親筆簽名，或經電子服務網站以電子表格提交（需已登記用戶／智方便）。電子提交要留意：辭任董事同辭任公司秘書要分開兩份 ND4。
第五步：保存證據 + 事後查冊
保留交表收據、電子確認、表格副本（連簽名頁）。一至兩星期後再查冊，確認紀錄已更新為「停任」。
真實撞板：有人用電子提交，一次過想申報「辭任董事 + 辭任公司秘書」，結果系統只接受其中一項。公司註冊處嘅講法係要分開兩份電子 ND4 交。分開交唔會多收費，但少交一份就等於其中一個職位仍然掛住你個名。
7. 費用、交表方法同需時
| 項目 | 內容 |
|---|---|
| 印本費用 | 小額登記費（約 HK$15，以公司註冊處最新收費表為準） |
| 電子提交 | 一般免費，經公司註冊處電子服務網站提交電子表格 ND4 |
| 交表方法 | 郵寄或親身交到「香港金鐘道 66 號金鐘道政府合署 14 樓 公司註冊處」；或經電子服務網站提交 |
| 處理時間 | 印本一般數個工作天；電子提交通常較快，實際上以公司註冊處公布為準 |
| 要唔要附辭職信 | ND4 本身唔要求附辭職信，但你應該自行保存，以備日後爭議 |
如果係郵寄，要留意一點：處長收唔到就等於冇交過。郵寄有風險，貴少少都要用掛號，或者索性親身交、電子交。
8. 交完表之後仲要做嘅四件事
8.1 確認公司註冊處紀錄已更新
交表唔等於即時更新。一至兩星期後再查冊，睇你嘅名字下面有冇「停任」日期。冇嘅話，帶同收據向公司註冊處查詢。
8.2 要求公司更新內部登記冊
ND4 只更新公開紀錄。公司內部嘅董事登記冊同會議紀錄仍然要由公司更新，並保存 10 年。你可以書面要求公司更正，保留信件副本。相關要求可以參考法定紀錄指南。
8.3 通知銀行同其他機構
如果你係銀行戶口簽署人或獲授權人，辭職後要通知銀行移除權限。呢一步同公司註冊處完全係兩件事 — 唔少人以為交完 ND4 就自動解除，結果幾年後仍然被列為簽署人。可以睇銀行簽署人變更指南。
8.4 整理自己嘅離任文件包
把以下文件放埋一齊，日後申請按揭、做盡職審查、或者被追討時即刻攞得出：辭職信副本、送達紀錄、ND4 副本（連簽名頁）、交表收據、查冊截圖、任職期間最後一次董事會決議紀錄。
貼士：如果你同時要處理公司文件保存同歸檔，可以睇公司文件管理指南，入面有保存年期表同數碼化流程，離任文件包照跟就唔會漏。
9. 六個最常見被退表原因
錯誤 1：手寫填表
公司註冊處明確講明手寫表格可能不被接納。用填寫版 PDF 打字，字體清楚又唔會漏格。
錯誤 2：姓名同身分證唔一致
例如身分證係「CHAN Tai Man」，表格寫「Chan Tai-Man」或者加咗洋名「David」。公司註冊處對唔上紀錄就會要求澄清，甚至退表。
錯誤 3：填咗完整身分證號碼
ND4 只要「部分號碼」。填完整號碼既唔符合表格設計，亦冇必要公開咁多個人資料。
錯誤 4：公司名稱同註冊證明書唔同
改過名但填舊名、中英文夾雜、漏咗「有限公司」四個字，全部都會被退。
錯誤 5：唔係本人簽署
公司同事代簽、秘書代簽，一律唔接受。ND4 嘅意義就係「辭職者自己聲明」，簽名一定要係你本人。
錯誤 6：辭職日期填錯
填咗交表日期、或者填咗「最後上班日」而唔係辭職生效日。日後同公司爭議時，日期差異會變成攻擊點。
10. 唔交 ND4 有咩風險？
好多人嘅心態係「我唔做就得啦，交唔交表有咩所謂」。實際上，紀錄一日未更新，你一日仍然係「公司董事」：
- 法律責任 — 公司拖欠、違規、被追討時，你嘅名字仍然喺董事名單，你要花時間證明自己早已離任。相關風險可以睇董事法律責任指南。
- 聲譽同信貸 — 申請按揭、做盡職審查、甚至搵新工作做背景審查，都可能見到你仍然掛住一間有問題嘅公司。
- 稅務同申報 — 公司報稅表、僱主報稅表上嘅董事身分如果同紀錄唔一致，會引起查詢。
- 日後難以解釋 — 拖得越久，你越難證明「我當年已經辭職，只係公司冇交表」。
要留意：辭職唔會清洗在任期間嘅責任。辭職前嘅決定、簽過嘅文件、做過嘅擔保，仍然可能被追究。所以辭職前記得把任職期間嘅董事會決議、財務資料保存好。
反過來講，如果你係公司嗰邊、想正正經經處理董事離任，用 ND2A 就可以一次過申報停任同新任，唔需要等對方自己交 ND4。填法可以睇ND2A 表格填寫教學；如果只係改地址或姓名，就睇ND2B 表格填寫教學。
想知道辭任董事之後，公司內部仲有邊啲文件要跟？可以睇董事及公司秘書變更指南同董事辭任終極指南，兩篇加埋就係完整流程。
11. 常見問題（FAQ）
公司已經幫我交咗 ND2A，我仲要交 ND4 嗎？
唔需要。公司註冊處講明，如果公司已經交付表格 ND2A 申報你嘅辭職，辭職董事或公司秘書毋須再交 ND4。只有在你有合理理由相信公司唔會交 ND2A 嘅時候，才需要自己交。
ND4 幾時要交？有冇 15 日期限？
條例要求公司喺董事或公司秘書停任後 15 日內交 ND2A；ND4 係辭職者自行申報嘅備用機制，條例冇為 ND4 訂立獨立嘅 15 日倒數。不過實務上應該喺辭職生效後盡快交，拖得越久越難解釋。
ND4 要收費嗎？
以印本形式交付一般要付小額登記費（約 HK$15），經電子服務網站提交電子表格通常免費。實際金額以公司註冊處最新收費表為準。
辭任董事同辭任公司秘書可以填同一份 ND4 嗎？
紙本表格可以喺「身分」一欄同時剔選公司秘書同董事；如果用電子提交，公司註冊處要求分開兩份電子 ND4，分別申報兩個職位。
我辭咗職，但公司一直冇更新董事登記冊，點算？
ND4 只更新公司註冊處嘅公開紀錄，公司內部嘅董事登記冊同會議紀錄仍然要由公司更新。你可以書面要求公司更正，並保留交表收據；公司拒絕就考慮向公司註冊處查詢或諮詢律師。
交咗 ND4 係唔係就同公司完全脫鈎？
唔係。辭職只係由生效日起停止擔任該職位，在任期間嘅行為同責任唔會消失。如果公司後來清盤或被追討，任職期間嘅決定仍然可能被追究。